Assistenz der Geschäftsleitung im Sekretariat (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsleitung im Sekretariat (m/w/d)

76131 Karlsruhe. Festanstellung. Veröffentlicht: .

Wir sind ein wachsendes fortschrittliches Dienstleistungsunternehmen mit 120 Beschäftigten. Wir betreuen und beraten Privatpersonen sowie Unternehmen in allen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten.

Wir suchen eine zuverlässige, vorausschauende Assistenz (mind. 35 Std./Woche), die die Geschäftsführung organisatorisch unterstützt und eigenständig die Mandatsverwaltung betreut. Wenn du strukturiert arbeitest, kommunikationsstark bist und komplexe Abläufe gut erfassen kannst, passt du perfekt zu uns.

Deine Aufgaben

• Verantwortung für die Mandatsverwaltung inkl. Datenpflege und Prozessorganisation
• Zentrale Schnittstelle zwischen Berufsträgern, Team, Mandanten und Kanzleimanagement
• Planung, Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Korrespondenz per E‑Mail, Telefon und vor Ort sowie Empfang von Gästen
• Allgemeine Assistenz‑, Verwaltungs‑ und Organisationstätigkeiten (Post, Stammdaten, Kanzleimanagement)

Dein Profil

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung in Assistenztätigkeiten, Office‑Management oder Verwaltung
• Sehr gute Deutschkenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit Kanzlei‑/Mandatssystemen von Vorteil
• Hohe Sorgfalt in der Datenpflege, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations‑ und Koordinationsfähigkeit
• Verantwortungsbewusster, diskreter und professioneller Auftritt
• Kenntnisse in DATEV oder die Bereitschaft, diese zu erlernen und zu vertiefen
• IT‑Affinität sowie Verständnis für technische Abläufe und die Bereitschaft zur konsequenten Digitalisierung unserer Prozesse

Das erwartet Dich

• Teamgeist: Wir legen Wert auf das WIR und arbeiten gemeinsam an Lösungen.
• Flache Hierarchien: Eine offene DU‑Kultur und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
• Gründliche Einarbeitung: Du wirst umfassend durch eine*n Mentor*in in unsere Prozesse eingeführt.
• Moderner Arbeitsplatz: Ein sicherer Job in einem stabilen und wachsenden Unternehmen.
• Digitale Kanzlei: Digitale Arbeitsprozesse und modernste IT‑Infrastruktur.
• Erfahrener Austausch: Regelmäßiger Austausch und Unterstützung durch ein eingespieltes Team.
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Individuelle Fortbildungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Weiterbildung: Wir unterstützen dich bei gezielten Fort- und Weiterbildungen.
• Gute Erreichbarkeit: Sehr gute Verkehrsanbindung mit Parkplatz und ÖPNV.
• Mobilität: Profitiere von unserem Jobticket und Jobrad‑Angebot.
• Erholung: Genieße 30 + 2 Urlaubstage.
• Teamspirit: Nimm an unseren regelmäßigen Teamevents teil.
• Gesundheit: Krankheitskostenvereinbarung bis zu 600 € jährlich.
• Zusätzliche Benefits: Monatlicher Arbeitgebergutschein i.H.v. 50 € steuer‑ und sozialversicherungsfrei.
• … und vieles mehr!