Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

Bezahlung nach TV-L : Tarifliche Vergütung Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
Flexibel für Familien : flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
Geförderte Fortbildung : Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
Start mit System : Strukturiertes Onboarding
Gesund am Arbeitsplatz : Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
Arbeitgeberleistungen : Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)
Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
Termin- und Büroorganisation Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements
Dokumentation & Protokollführung Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung
Digitale Prozesssteuerung Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows
PR- und Kommunikationsaufgaben Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement
Korrespondenz in Deutsch und Englisch Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau
Organisation & Repräsentation Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen
Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse (z. B. Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)
Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance im Gesundheitswesen
Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborationstools (z. MS Teams, digitale Meeting-Plattformen, CMS-Systeme)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift