Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) – Vollzeit

Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) – Vollzeit

Für unseren Kunden, eine moderne öffentliche Verwaltung mit zukunftsorientierter Ausrichtung, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenzkraft (m/w/d) zur Unterstützung der Verwaltungsleitung.

Unser Kunde steht für Bürgernähe, moderne Strukturen und ein vielseitiges Arbeitsumfeld mit hoher gesellschaftlicher Verantwortung. Zur Verstärkung des bestehenden Teams suchen wir eine zuverlässige Persönlichkeit, die organisatorisches Geschick, Diskretion und Kommunikationsstärke miteinander verbindet.

Aufgaben

• Eigenständige und verantwortungsvolle Organisation sowie Abwicklung sämtlicher Assistenz- und Verwaltungstätigkeiten im Umfeld der Verwaltungsleitung


• Koordination und Unterstützung eines reibungslosen Tagesablaufs sowie Terminmanagement


• Zentrale Ansprechperson für interne Bereiche, externe Institutionen sowie Bürgerinnen und Bürger


• Professionelle Kommunikation und Korrespondenz in schriftlicher und telefonischer Form


• Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, unter anderem Antworten auf Anfragen, offizielle Mitteilungen und sensible Korrespondenz


• Unterstützung bei der Organisation besonderer Anlässe und Veranstaltungen


• Bearbeitung von Ehrungen, Jubiläen und Verabschiedungen


• Pflege und Verwaltung digitaler Ablagestrukturen


• Übernahme vielfältiger organisatorischer und administrativer Aufgaben

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation


• Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem anspruchsvollen Umfeld wie einer Geschäftsleitung, Verwaltung oder vergleichbaren Organisation


• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise


• Hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein


• Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten sowie diplomatisches Geschick


• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen ruhig, lösungsorientiert und serviceorientiert zu handeln


• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift


• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen und Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsprozessen sowie modernen Technologien


• Flexibilität und Bereitschaft, bei Bedarf auch außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu unterstützen


• Führerschein Klasse B

Das wird geboten

• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen Verwaltungsumfeld


• Ein wertschätzendes Arbeitsklima und eine langfristig ausgerichtete Zusammenarbeit


• Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache


• Umfangreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten


• Betriebliche Altersvorsorge


• Gesundheitsfördernde Maßnahmen und betriebliches Gesundheitsmanagement


• Attraktive Zusatzleistungen und Mitarbeitervorteile


• Vergütung nach TVöD entsprechend der persönlichen Voraussetzungen (bis Entgeltgruppe 9a)