Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung

Assistenz (d/m/w) der wissenschaftlichen Geschäftsführung

Arbeitsort

Leipzig , mobiles Arbeiten bis zu 50 % nach Absprache möglich

Arbeitszeit

100% (39h p. w.)

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder in Teilzeit geeignet.

Befristung

befristet/ Es wird eine dauerhafte Zusammenarbeit angestrebt. Bewerbende aus ungekündigten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen können direkt unbefristet eingestellt werden. Andernfalls erfolgt die Besetzung vorerst befristet für 2 Jahre mit dem klaren Ziel der Entfristung.

Vergütung

nach TVöD bis zur Entgeltgruppe 8 inklusive der Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes

Kontakt

Stefanie Baumert

Heike Peters

Diversität und Inklusion

Das UFZ schätzt Vielfalt und setzt sich aktiv für die Chancengleichheit aller Beschäftigten, unabhängig von ihrer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, des Alters und der sexuellen Identität, ein.
Wir freuen uns auf Menschen, die diverse Hintergründe, Identitäten und Perspektiven repräsentieren. Daher ermutigen wir insbesondere Menschen, die von struktureller Diskriminierung betroffen sind, sich bei uns zu bewerben.

Das UFZ

Das Helmholtz-Zentrum für Umweltforschung GmbH – UFZ ist eine weltweit führende Institution in der Umweltforschung und Teil der Helmholtz-Gemeinschaft, der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands. Mit rund 1.200 Mitarbeitenden in Leipzig, Halle und Magdeburg forschen wir seit 1991 mit einem transdisziplinären Ansatz an den drängenden Herausforderungen unserer Zeit: Biodiversitätsverlust, Klimawandel und Umweltverschmutzung. Unser Ziel ist es, exzellente Forschung in konkrete Lösungen für Politik, Wirtschaft und Gesellschaft zu übersetzen und als verlässlicher Partner Transformationsprozesse hin zu einer nachhaltigen und gerechten Zukunft für heutige und kommende Generationen zu unterstützen. Dabei leben wir eine Kultur der Zusammenarbeit, Offenheit und Vielfalt in einem Arbeitsumfeld, das Kreativität und persönliche Weiterentwicklung aktiv fördert.

Die Stelle

Im Rahmender ausgeschriebenen Assistenzfunktion unterstützen Sie die wissenschaftliche Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft, sorgen für den reibungslosen Ablauf des Sekretariatsbetriebs und fungieren als wichtige Schnittstelle zu den wissenschaftlichen Departments und Stäben, zur administrativenGeschäftsführungsowie zu externenGeschäftspartnern.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Organisation des Sekretariats unserer wissenschaftlichen Geschäftsführung mit allen dazugehörenden einschlägigen und verwandten Aufgaben einschließlich Erledigung der nationalen und internationalen Korrespondenz (auch in englischer Sprache)
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen
• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Vor- und Nachbereitung von Gastempfängen, Meetings, Sitzungenund Veranstaltungen inkl. Protokollierung und Zuarbeiten für die Gremien der Geschäftsführung
• Vertretung der Assistenz der administrativen Geschäftsführung
• Betreuung von Auszubildenden
• Übernahme organisatorischer und administrativer Sonderaufgaben
• Die Möglichkeit gemeinsam einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung einer vielfältigen und nachhaltigen Zukunft zu leisten
• Einen spannenden, sicheren Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben
• Ein umfangreiches und hochwertiges Programm zur Qualifizierung und Weiterbildung
• Flexible Arbeitszeiten und - vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Care-Aufgaben und Beruf durch unser Familienbüro
• Kompetente Unterstützung und Beratung für internationale Kolleg*innen zum Ankommen am UFZ durch das ‚International Office‘
• Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen sowie bezuschusstes Deutschland-Job-Ticket
• Einen Arbeitsplatz in einer pulsierenden Region mit hoher Lebensqualität und sozialer und kultureller Vielfalt
• Mit sehr guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretär/in oder Internationale/r Managementassistent/in
• Erste relevante Berufserfahrung, idealerweise im Geschäftsführungs- oder Vorstandsbereich
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie nachgewiesene sehr gute Englischkenntnisse (mindestens Sprachniveau B2) in Wort und Schrift
• Sehr gute Kenntnisse moderner Kommunikationsmittel, z. B. MS Office
• Erfahrung im Umgang mit SAP wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
• Ausgezeichnetes Kontakt- und Kommunikationsverhalten, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten sowie Diskretion