Assistenz (m/w/d) der Leitung des CoC Mechanik & Konstruktion

Digitale Transformation. Nachhaltigkeit. Friedenssicherung. Spannende Aufgaben, an denen auch wir bei Diehl in unseren fünf Teilkonzernen Metall, Controls, Defence, Aviation und Metering und unsere über 16.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Hochdruck arbeiten. In einem von Vertrauen und Mut geprägten Familienunternehmen, das beständig und stabil ist – aus Tradition.

Für unseren Standort Diehl Defence GmbH & Co. KG in Überlingen am Bodensee oder Markdorf suchen wir eine:

Assistenz (m/w/d) der Leitung des CoC Mechanik & Konstruktion

Aufgaben

• In dieser Position übernehmen Sie die administrativen und planerischen Aufgaben des Sekretariats (teilweise standortübergreifend) und assistieren der Leitung sowie den Mitarbeitenden des CoC Mechanik & Konstruktion in allen Belangen.
• Sie stellen durch effiziente Büroorganisation, Terminkoordination und Eventmanagement einen reibungslosen Betrieb der Arbeitsstätte sicher; dies umfasst die eigenverantwortliche Organisation, Durchführung und Abrechnung von standortübergreifenden Meetings, Schulungen sowie die gesamte Reiseorganisation und -abrechnung.
• Darüber hinaus unterstützen Sie die CoC-Leitung bei der Personal-, Auslastungs-, Raum- und Projektplanung; Sie wickeln alle Personalvorgänge (Eintritt bis Austritt) administrativ ab und stellen die vollständige Infrastruktur (Arbeitsplätze, Hardware, IT-Rechte, Lizenzen und Zutritte) sicher.
• Gleichzeitig verantworten Sie das Beschaffungsmanagement für Inventar und Verbrauchsmaterial sowie die Überwachung der Budget- und Ergebnisplanung (Etat / Invest); hierzu gehören die Kostenstellenauswertung sowie die Vorbereitung der regelmäßigen Inventur.
• Des Weiteren fungieren Sie als Ansprechperson für IT-Support (z. B. Notes, ESS), verwalten Lizenzen und organisieren Weiterbildungen sowie Unterweisungen; Sie koordinieren Raumplanungen, Renovierungen und Zwischenlösungen und übernehmen zudem Lektorate, die Intranetpflege sowie die Betreuung von Praktikanten / Trainees als zentrale Schnittstelle.

Profil

• Eine kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit einer Vertiefung im Bereich Projektorganisation, Büro- oder Reisemanagement, bildet die Grundlage für diese Position; ergänzend dazu verfügen Sie über einen routinierten Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint, Outlook etc.) sowie über Grundkenntnisse in SAP.
• Sie überzeugen durch eine strukturierte, selbstständige und eigeninitiative Arbeitsweise; es ist für Sie selbstverständlich, Prioritäten sicher zu setzen und Aufgaben auch unter Belastung stets fristgerecht und zuverlässig zu erledigen.
• Ihre Kommunikationsstärke zeigt sich in einem professionellen und stilsicheren Schriftverkehr auf Deutsch sowie in der sicheren geschäftlichen Kommunikation auf Englisch.
• Neben ausgeprägter Dienstleistungsorientierung und Organisationstalent zeichnet Sie eine konsequent serviceorientierte Arbeitsweise aus, mit der Sie auch in dynamischen Situationen stets den Überblick behalten.
• Als teamfähige Persönlichkeit mit hoher Dialogfähigkeit gelingt es Ihnen, ein belastbares Netzwerk zu Assistenzen und Fachbereichen aufzubauen sowie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit aktiv zu fördern.

Wir bieten

• Tarifliche Vergütung
• Flexible Arbeitszeiten
• Onboarding-Programm
• Familienunternehmen
• Interne Weiterbildungsprogramme

Hinweis: Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt. Bei Interesse geben Sie bitte dazu – auf freiwilliger Basis – Ihren SB-Status bei Ihrer Bewerbung an.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.