Assistenz (m/w/d)

Zur Unterstützung der Vorständin des Statistikamtes Nord sowie des länderübergreifenden Projektes MATS (Modernes Analyse Tool Statistik) wird eine Assistenz mit einer Aufgabenverteilung von jeweils 50 % gesucht. Aufgrund der engen inhaltlichen und organisatorischen Verbindung der beiden Bereiche erfolgt die Tätigkeit in einer abgestimmten, kooperierenden Zusammenarbeit. Für unseren Standort Kiel suchen wir eine:n Assistenz (m/w/d) Was sind Ihre Aufgaben? Assistenz der Vorständin Führung des Vorzimmers des Vorstandes am Standort Kiel mit allen anfallenden Assistenzaufgaben, Terminabstimmung und Terminorganisation sowie organisatorische Vorbereitung von Terminen und Sitzungen des Vorstands Reisevorbereitung sowie Reisekostenabrechnung des Vorstandes Unterstützung bei Vorstandsprojekten sowie bei der Sitzungsvorbereitung von Amtsleitungstagungen Erstellen von Entscheidungsvorlagen / Präsentationen durch Recherche, Ausarbeitung von Themen und Themenfeldern Korrespondenz des Vorstandes, Bearbeitung des Posteingangs (Papier / E-Mail) Veranstaltungsmanagement: Unterstützung bei Veranstaltungen in Kiel in Vertretung Assistenz im Projekt MATS Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen des Projektteams u.a. Workshops mit externen Gästen (z.B. Präsenz-PSAs, Teamworkshops) oder internen Sitzungen: Jour Fixe, Lenkungsgruppensitzungen Terminabstimmung und Terminorganisation für den Vorstand und die MATS-Projektleitung Pflege von Projektübersichten und Überwachung der Dokumentenablage Erstellen von Protokollen Erstellung und Pflege von Arbeitsvorlagen, Foliensätzen und Berichten Was bringen Sie mit? Erforderlich abgeschlossene Berufsausbildung und mehrjährige qualifizierte Berufserfahrung vorzugsweise im Assistenzbereich fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und der Unterstützung von Leitungskräften Darüber hinaus sollten Sie mitbringen: sicherer Umgang mit den Instrumenten moderner Bürokommunikation (Outlook, Excel, PowerPoint, SharePoint, Videokonferenzsysteme) Fähigkeit zu sorgfältiger, konzentrierter und termingerechter Arbeit Fähigkeit zum selbstständigen und verantwortungsvollen Arbeiten gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang mit Dritten ausgeprägte Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, eigenständig Ideen zu entwickeln und Prozesse aktiv weiterzuentwickeln Statistik macht Sinn. Für Sie auch? Wir sind das Statistische Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein (kurz: Statistikamt Nord) und sind für die beiden schönsten norddeutschen Bundesländer die zentrale Dienstleisterin auf dem Gebiet der amtlichen Statistik. Mit den Ergebnissen unserer unabhängigen Arbeit leisten wir einen wichtigen Beitrag zu demokratischer Teilhabe und freier Meinungsbildung. Was wir bieten: Gesellschaftlicher Nutzen: Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag für die Zukunft unserer Gesellschaft, die wir mit Daten und Fakten unterstützen Tarifvertrag: Attraktive Vergütung nach TV-AVH inkl. jährlicher Sonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge Flexibilität: Flexible Arbeitszeitgestaltung durch Gleitzeit, Mobiles Arbeiten, 30 Tage Erholungsurlaub – 31 Tage Erholungsurlaub ab 2027, bis zu 6 Wochen Workation Personalentwicklung: Individuelle und vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten, die von uns aktiv gefördert werden Mobilität: Maßgeblicher Zuschuss DeutschlandTicket, Jobrad Fahrradleasing Mentor:innen Programm: Betreuung durch eine:n Mitarbeiter:in außerhalb Ihres Fachbereichs zum Netzwerken und Unterstützen in den ersten 6 Monaten Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung. Wir arbeiten weitgehend digital – daher bitten wir Sie, Bewerbungen unter Angabe der Kennziffer ausschließlich über unser Bewerbungsportal einzureichen. Sie haben Fragen zur Bewerbung? Ihre Ansprechpersonen Recruiting Serafina Pätel-ZimmermannDafina Asani -1573 Wir bekennen uns zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, daher sind unsere Stellen grundsätzlich, unter der Voraussetzung einer ganztägigen Besetzung, teilbar. Menschen mit Behinderungen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir stehen für Chancengleichheit und gerechte Bezahlung. Wir fördern die berufliche Entwicklung aller Geschlechter im Rahmen des Gleichstellungsgesetzes – Bewerbungen von Männern sind daher besonders erwünscht. Ihre Unterlagen Bitte nutzen Sie ausschließlich unser Bewerbungsportal und senden Sie uns auf digitalem Wege folgende Dokumente in einer pdf-Datei: Anschreiben Lebenslauf Nachweis über Schul-, Ausbildungs- und Studienabschlüsse Relevante bzw. aktuelle Beurteilung / Zeugnisse (möglichst nicht älter als 2 Jahre) Nachweise über relevante Fort- und Weiterbildungen Jetzt bewerben Jobdetails Kennziffer: 26/015Standort: KielEintrittsdatum: Ab sofortVertragsart: Vollzeit, unbefristetVerdienst: EG 9a TV-AVHBewerbungsschluss: Statistisches Amt für Hamburg und Schleswig-HolsteinAnstalt des öffentlichen Rechts Steckelhörn Hamburg