Assistenz (m/w/d) Schwerpunkt Veranstaltungskoordination und E-Learning von Fortbildungen – Kennziffer 2660

Das Sachgebiet A3 „Spezielle Fortbildungen, spezielle Angelegenheiten“ sucht in Bad Kissingen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) Schwerpunkt Veranstaltungskoordination und E-Learning von Fortbildungen.

Die Akademie für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (AGL) ist die zentrale Bildungseinrichtung für die Aus-, Fort- und Weiterbildung für den öffentlichen Gesundheits- und Veterinärdienst und die Lebensmittelüberwachung in Bayern. Die AGL hat Standorte in Bad Kissingen, München, Oberschleißheim und Nürnberg.

Zur Erfüllung des Bildungsauftrages arbeitet ein interdisziplinäres Team zusammen. Die Mitarbeitenden kommen u. a. aus der Human- und Veterinärmedizin, den Geisteswissenschaften, dem Media Engineering und der Verwaltung.

Das Sachgebiet A3 ist in der Akademie für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (AGL) verortet.

Vielseitige Aufgaben, die Sie herausfordern

• Organisation und Koordination von Fortbildungen der AGL
• Zentrale Ansprechstelle für Teilnehmende sowie Referierende einschließlich Korrespondenz
• Planung und Abstimmung von Terminen, Erstellung und Pflege von Stundenplänen sowie Organisation der Raumbelegung
• Betreuung des Lernmanagementsystems (AGL-Plattform): Kursanlage, Teilnehmereinschreibung, Nutzerverwaltung und Bereitstellung von Lerninhalten
• Planung, Organisation und Durchführung von Präsenz-, Online- und Hybridveranstaltungen (inklusive Raum-, Technik- und Cateringkoordination)
• Organisation und technische Begleitung von Webkonferenzen sowie Einweisung der Referierenden in die eingesetzte Medientechnik
• Planung und Umsetzung von Videoaufzeichnungen für Fernlernangebote
• Erstellung und Bereitstellung von Veranstaltungsunterlagen (Einladungen, Teilnehmerlisten, Zertifikaten und Schulungsunterlagen)
• Technischer und organisatorischer Support für Teilnehmende und Lehrende
• Abrechnung von Dozentenhonoraren, Reisekosten sowie Veranstaltungs- und Raummieten
• Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Evaluationen und Exkursionen
• Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutz-, Urheberrechts- und Lizenzvorgaben
• Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse
• Betreuung von Veranstaltungen an allen Standorten der Akademie (München, Oberschleißheim, Nürnberg und Bad Kissingen)

Ein Lebenslauf, der uns überzeugt

• Erfolgreich abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im kaufmännischen, verwaltungsbezogenen, veranstaltungsnahen oder digitalen Bereich bzw. eine vergleichbare Qualifikation, z. B. als Veranstaltungskauffrau / Veranstaltungskaufmann (m/w/d), Bürokauffrau / Bürokaufmann (m/w/d), Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für E-Commerce, Fachkraft (m/w/d) für Digital Learning / E-Learning, Fachangestellte/-r (m/w/d) für Medien- und Informationsdienste oder Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Digitalisierungsmanagement
• Abschluss der Berufsausbildung mindestens mit der Note "befriedigend"
• Selbstständige, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie Problemlösungskompetenz
• Besonnenheit und Umsicht, auch in zeitkritischen Situationen
• Teamfähigkeit, Sozialkompetenz sowie serviceorientierte und freundliche Kommunikation
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit (umfassende Deutschkenntnisse (mindestens Sprachniveau C2 nach GER))
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook und PowerPoint)
• Kenntnisse im Umgang mit digitalen Anwendungen, insbesondere Lernmanagementsystemen (z. B. Moodle und ILIAS) sowie Videokonferenz- und Kollaborationstools (z. B. Webex, MS Teams und Zoom)
• Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und Reisekostenabrechnung
• Diskretion sowie Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten und Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen innerhalb Bayerns

Wünschenswert

• Erfahrungen in der Organisation von Lehrgängen, Schulungen oder Veranstaltungen
• Kenntnisse im Bereich E-Learning
• Erfahrung in der Planung und Durchführung von Online- und Hybridveranstaltungen
• Kenntnisse in digitalen Kollaborationsplattformen (z. B. SharePoint, Nextcloud und Confluence)

Beschäftigungsverhältnis / Bewertung

Die Einstellung erfolgt zunächst im Wege eines auf bis zu zwei Jahre befristeten tarifrechtlichen Arbeitsverhältnisses. Die Vergütung richtet sich nach den Regelungen des TV-L. Die beabsichtigte Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und persönlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 6. Nähere Informationen zur Vergütung finden Sie unter