Assistenz Team & Office (all genders)

DEIN BEITRAG

Als Assistenz Team & Office (all genders) sorgst Du für reibungslose organisatorische und administrative Abläufe im Tagesgeschäft. Du koordinierst Termine, Reisen und standortübergreifende Prozesse, unterstützt bei Projekten und Veranstaltungen und trägst zu einem professionellen Arbeitsumfeld an unseren Standorten bei.

Partner & Team Support

• Organisation und Koordination von Dienstreisen
• Reisekosten- und Spesenmanagement
• Termin- und Meetingorganisation
• Unterstützung bei Workshops, Veranstaltungen und Kundenterminen
• Nachhalten organisatorischer Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts

Office & Standortmanagement

• Büroorganisation und Office Management
• Koordination von Bestellungen und Einkaufsvorgängen
• Verwaltung von Büromaterialien und Beständen
• Unterstützung bei standortbezogenen Veranstaltungen und Aktivitäten

Administration & Operations

• Steuerung allgemeiner Korrespondenzen
• Dokumentenmanagement, Ablage und Wiedervorlagen
• Unterstützung administrativer Prozesse, bspw. in den Bereichen HR, Finance und Qualitätsmanagement
• Mitarbeit bei standortübergreifenden Organisations- und Verwaltungsthemen

IT & Onboarding-Koordination

• Koordination von Hardware und Arbeitsmitteln
• Unterstützung bei On- und Offboardings
• Organisation von Arbeitsplatzausstattung und Zugängen

Standortübergreifende Zusammenarbeit

• Enge Zusammenarbeit zwischen Augsburg, München und Frankfurt sowie Berlin und Düsseldorf
• Unterstützung standortübergreifender Projekte und Veranstaltungen
• Gemeinsame Weiterentwicklung administrativer Prozesse und Standards

Dein Skillset

Mind Set

Du arbeitest vorausschauend, erkennst Prioritäten und behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick. Mit Deiner Hands-on-Mentalität packst Du Themen eigenständig an und sorgst für eine verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.

Communication First

Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.

Hard Skills

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und hast bereits erste Berufserfahrung im Assistenzumfeld gesammelt, ggf. im Beratungs-Umfeld.

Digital

Du hast sehr gute PC-Kenntnisse und bewegst Dich sicher in der Microsoft-Office-Welt. Insbesondere der Umgang mit Outlook, PowerPoint, Word und Excel fällt Dir leicht. Neue Tools und digitale Arbeitsweisen eignest Du Dir schnell an.

Way Of Working

Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.

Time & Place

Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort ist Augsburg. Die Rolle lebt von der engen Zusammenarbeit mit Vorstand, Partner und Team vor Ort, weshalb eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich ist.