Backoffice Manager (m/w/d)

Kurzintro
Vom Angebot bis zur Zahlung: Backoffice Manager in Vollzeit (40 Std./Woche, Bürozeit 9 bis 18 Uhr), hybrid mit 1–2 Tagen Home-Office, in Bergisch Gladbach bei Köln.
Benefits
✓ Strukturierte Einarbeitung
✓ Mindestens 30 Urlaubstage
✓ 1–2 Tage Home-Office pro Woche
✓ Du siehst den ganzen Prozess, nicht nur einen Ausschnitt
✓ Entscheidungen kurz und direkt mit der Geschäftsführung
✓ Mac oder Windows nach Wahl
✓ Per Du ab Tag 1
✓ Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld in guten Geschäftsjahren
✓ Urban Sports Club: 30 € Zuschuss pro Monat
✓ Parkplatz oder Jobticket
✓ Corporate Benefits mit 800+ Partnern
✓ Jahresgespräch über deine Entwicklung
Deine Aufgaben
✓ Erste Anlaufstelle: Anrufe, Postfächer und Gäste, gemeinsam mit Christoph; an Home-Office-Tagen vertretet ihr euch gegenseitig
✓ Korrespondenz & Organisation: Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Reisen und Termine der Geschäftsführung
✓ Office: Arbeitsmittel verwalten, Lieferanten- und Kundenverträge pflegen, Fristen im Blick behalten
✓ Verkauf: Angebote erstellen und nachhalten, Aufträge in Business Central bis zur Rechnung begleiten
✓ Vertragsabrechnung: Wartungs-, Lizenz- und Supportverträge abrechnen
✓ Einkauf: Hardware und Lizenzen bestellen und sicherstellen, dass jede Bestellung weiterberechnet wird
✓ Projekte: Projekte anlegen, Termine und Status-Meetings organisieren, Protokolle schreiben, Stundennachweise für die Abrechnung vorbereiten
✓ Eingangsrechnungen: prüfen, kontieren und buchen
✓ Zahlungen: Zahlungseingänge zuordnen, Mahnungen versenden, Zahlungsläufe vorbereiten
✓ Buchhaltung: Kontobewegungen buchen und Kassenbuch führen
Dein Profil & Skillset
✓ Kaufmännische Ausbildung, z. B. im Groß- und Außenhandel, im Büromanagement oder als IT-System-Kaufmann/-frau
✓ Mindestens zwei Jahre Erfahrung in Auftragsabwicklung, Vertriebsinnendienst, Einkauf oder Buchhaltung
✓ Du kennst dich mit Eingangsrechnungen, Kontierung und Zahlungsverkehr aus
✓ Erfahrung mit einem ERP-System, idealerweise Business Central
✓ Sicher in Excel und offen für KI-Tools wie Claude
✓ Sicheres Deutsch in Wort und Schrift, Englisch für die Korrespondenz (Übersetzungstools sind ausdrücklich erlaubt)
✓ Nice-to-have: StarMoney, DocuWare oder Jira, Erfahrung im Handel oder in einem IT-Systemhaus