Beschäftigte/r in der Verwaltung des RSD und Assistenz der Regionalleitung - Tarifbeschäftigte/r (m/

Stellenbeschreibung:

Beschäftigte/r in der Verwaltung des RSD und Assistenz der Regionalleitung - Tarifbeschäftigte/r (m/w/d)

Anlaufstelle im Regionaldienst des Jugendamtes
Grundklärung von Zuständigkeiten bei Posteingängen etc., ggf. Rückfragen beim Absender; Weiterleitung an interne u. externe Fachkräfte
Bedienung des RSD-Tagesdienst-Telefons und sofortige Weiterleitung und Zuordnung eingehender Anfragen oder Meldungen zu jungen Menschen u. Familien an die Fachkräfte
Anschriftenermittlungen unter Nutzung des Olmera-Systems
Vorfiltern der Informationen und Anliegen für den Tagesdienst (telefonisch, persönlich)
Teilnahme und Protokollierung bei wöchentlichen Teamsitzungen
Eingabe von Dokumenten, Falleingabe und Erstcheckeingabe nach Rücksprache mit fallzuständiger Fachkraft in SoPart
Eingabe von abschließenden Wirkungsevaluationen
Aktualisierung der Kontaktdaten der Kooperationspartner
Bearbeitung der Verträge, Weiterleitung an die internen Dienste sowie Bearbeitung und Weiterleitung der Rechnungen
Organisierung und Teilnahme von Supervision und Teamtagen
Entgegennahme und Weiterleitung von Krank- u. Gesundmeldungen der regionalen Mitarbeiter*innen
Verwaltung und Abrechnung von Taxi-Gutscheinen, Fahrscheinen, Postwertzeichen, privaten Telefonaten etc.
Pflege überregionaler und zentraler Dateien, Führung der Geschäftszeichen.-Akten
Zulieferung von Daten zum Vermieter-Mieter-Modell und conjectFM
Organisation von Umzügen und der Büroeinrichtung
Abdeckung der überregionalen Geschäftszimmeraufgaben

Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Berufserfahrung in Büro-/Sekretariatsaufgaben
oder Berufsausbildung zum/zur Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann
oder Berufsausbildung mit mindestens zweijähriger Berufserfahrung im nichttechnischen Verwaltungsdienst
oder erfolgreicher Abschluss des Verwaltungslehrganges

Weiterbildung – Inhouse-Seminare, digitale Selbstlernangebote, Kurse an der VHS und zertifizierte Lehrgänge an der Verwaltungsakademie Berlin
Flexible Arbeitszeiten – Gleitzeit, Homeoffice und mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Job und Privatleben
Gesundheitsmanagement – Seminare, digitale Angebote, Laufgruppen, Yoga und Tischtennis zur Förderung der Gesundheit
Kollegiales Arbeitsklima – offenes und unterstützendes Teamprofil mit Respekt und gegenseitiger Wertschätzung
Beitrag zum Gemeinwohl – direkte Verbesserung der Lebensqualität der Menschen im Bezirk durch die Arbeit im Bezirksamt Mitte