Boards and Membership Officer in Teilzeit (20h/Woche)

Sie möchten Einblicke in die internationale Politik gewinnen, den transatlantischen Dialog mitgestalten und in einem Umfeld arbeiten, in dem sich Führungspersönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft begegnen?

Dann laden wir Sie ein, Teil des Aspen Institute Deutschland zu werden – und unser Team als Boards and Membership Officer zu verstärken.

Das Aspen Institute Deutschland ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich der Förderung des wertebasierten Dialogs in der internationalen Politik verpflichtet hat. Aspen Deutschland veranstaltet Tagungen, Konferenzen und Diskussionsrunden mit Entscheidungsträger*innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur, die schwierige Fragen der aktuellen Politik diskutieren und gemeinsam nach Lösungen suchen.

Aufgaben

• Ansprechpartner*in für Mitglieder: Sie betreuen die Mitglieder
  unserer Gremien (Vorstand und Kuratorium von Aspen Deutschland) sowie
  des Vereins der Freunde des Aspen Instituts.
• Prozess- und Systementwicklung: Sie analysieren und optimieren
  bestehende Verwaltungs- und Mitgliederprozesse, führen digitale Lösungen
  (z. B. CRM-Systeme und automatisierte Workflows) ein und entwickeln
  diese kontinuierlich weiter. Dabei nutzen Sie moderne Technologien,
  einschließlich KI-gestützter Anwendungen, und bauen transparente
  Strukturen sowie aussagekräftige Reportings zur nachhaltigen Steuerung
  des Bereichs auf.
• Mitgliederverwaltung: Sie begleiten Aufnahmeverfahren, erstellen
  Rechnungen und Zuwendungsbescheinigungen, pflegen Mitgliederübersichten
  und übernehmen das Beitragswesen.
• Mitgliederakquise & -bindung: Sie gewinnen neue Mitglieder,
  entwickeln Ideen zur Stärkung der Mitgliederbindung und tragen zur
  strategischen Weiterentwicklung des Bereichs bei.
• Organisation & Koordination: Sie bereiten Sitzungen (vor Ort,
  digital & hybrid) vor und nach, dokumentieren Beschlüsse und
  unterstützen bei Wahlen und Amtszeiten.
• Veranstaltungen: Sie unterstützen die Konzeption und Organisation von Mitgliederveranstaltungen und gestalten diese aktiv mit.
• Vor- und Nachbereitung der jährlichen Mitgliederversammlung: Sie organisieren die jährliche Mitgliederversammlung
• Finanzen & Administration: Sie koordinieren den Jahresabschluss
  mit externen Partnern und übernehmen die Vorbereitung der Präsentation
  in der jährlichen Mitgliederversammlung.

Qualifikation

• Abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium oder eine kaufmännische Ausbildung
• Organisationsstärke, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Erfahrung im Bereich Mitglieder- oder Gremienarbeit von Vorteil
• Digitale Affinität und sicherer Umgang mit Office-Anwendungen
• Interesse an CRM-Systemen, Automatisierung und modernen digitalen Tools (inkl. KI)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Freundliches und sicheres Auftreten sowie Freude an Teamarbeit

Benefits

• eine spannende Tätigkeit mitten im politischen Berlin mit Einblicken in den transatlantischen Dialog
• eine faire Vergütung in Anlehnung an TVöD
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Home Office (nach Absprache)
• Zusammenarbeit in einem internationalen, engagierten und wertschätzenden Team
• die Chance, aktiv die Arbeit unserer Mitglieder-Community mitzugestalten und Verantwortung zu übernehmen