Building Operations Manager (m/f/x) Office HQ - Berlin, Germany · On site →

Eine zuverlässige Heizung, gepflegte Gemeinschaftsflächen, alles funktioniert, wie es soll - du sorgst dafür, dass unsere Gebäude reibungslos laufen und sich unsere Gäste wie zu Hause fühlen.

Als Building Operations Manager übernimmst du die Verantwortung für den Zustand und den laufenden Betrieb deines Gebäudeportfolios. Du arbeitest eng mit externen Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben und unserem Operations-Team zusammen. Dabei verbindest du regelmäßige Einsätze vor Ort mit guter Koordination und technischem Urteilsvermögen, damit unsere Gebäude zuverlässig funktionieren.

Du berichtest an den Property Operations Lead und hast den Freiraum, Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen und unsere Abläufe zu verbessern. Mit deiner Erfahrung gestaltest du außerdem mit, wie wir die Instandhaltung unserer Gebäude mit dem Wachstum von Arbio weiterentwickeln.

• Mindestens vier Jahre praktische Erfahrung im technischen Immobilienmanagement, Facility Management, in der Gebäudetechnik oder in der Bau- und Projektleitung von Wohn- oder Hospitality-Immobilien. Du hast komplexe Instandsetzungsmaßnahmen termin- und budgetgerecht umgesetzt, idealerweise über mindestens zehn Wohneinheiten oder Zimmer hinweg, und eigenständig mit Dienstleistern verhandelt.
• Eine praxisorientierte Herangehensweise und ein fundiertes technisches Verständnis von Gebäudesystemen sowie gutes Urteilsvermögen bei der Bewertung von Reparaturbedarf, Angeboten und Ausführungsqualität.
• Grundkenntnisse im Miet- und Wohnungseigentumsrecht sowie ein Verständnis dafür, wann du die zuständigen Kolleg für rechtliche und vertragliche Fragen einbeziehen solltest.
• Klare, sichere Kommunikation und Verhandlungsgeschick sowie die Fähigkeit, gute Arbeitsbeziehungen zu externen Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben und Eigentümer aufzubauen.
• Ausgeprägtes Organisationstalent: Du kannst konkurrierende Prioritäten steuern, dich auf veränderte Situationen einstellen und Aufgaben zuverlässig bis zum Abschluss verfolgen.
• Eine prozessorientierte, analytische Arbeitsweise, bei der du Kennzahlen, standardisierte Abläufe und operative Tools nutzt, um Standards zu sichern und die Leistung kontinuierlich zu verbessern.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Sicherheit in der Kommunikation mit lokalen Partnern und unserem internationalen Team.
• Du lebst in Berlin oder Wien oder bist bereit, eigenständig dorthin umzuziehen. Du bringt die Bereitschaft zu regelmäßigen Reisen in unsere anderen Städte mit und möchtest Verantwortung für ein eigenes Gebäudeportfolio übernehmen.

Was du bei uns machen wirst

• Gebäudezustand und Funktionalität: Übernimm die Verantwortung für den Zustand und die Funktionalität deines Gebäudeportfolios und halte Gemeinschaftsflächen und Gebäudetechnik zuverlässig in Schuss. Sei die tägliche Ansprechperson für externe Hausverwaltungen und Hausmeisterdienste: Melde Mängel in Gemeinschaftsbereichen mit klaren Fristen und verfolge sie bis zur Behebung.
• Laufender Gebäudebetrieb: Verantworte den täglichen Betrieb deiner Gebäude, einschließlich Abfallentsorgung, Außenanlagen und Beschwerden von Nachbar und Hausverwaltungen.
• Instandsetzung und Verbesserungen: Verantworte die technische und kaufmännische Umsetzung komplexer Instandsetzungsmaßnahmen und freigegebener, eigentümerfinanzierter Verbesserungen - von der Leistungsbeschreibung und dem Angebotsvergleich über die Vergabe bis zur Überwachung und Abnahme. Sorge für nachhaltige Lösungen, hochwertige Ausführung und die Einhaltung des Budgets. Wahre Arbios Interessen durch die Nachverfolgung von Gewährleistungsansprüchen und Mängeln, die Prüfung von Handwerkerrechnungen und die Erstattung berechtigter Kosten durch Vermieter.
• Zusammenarbeit mit Eigentümer:innen: Sei die Ansprechperson für Gebäudethemen, bereite Leistungsbeschreibungen & Angebote für ihre Anliegen vor und halte sie über Reparaturen und Verbesserungen auf dem Laufenden.
• Qualität und Leistung unserer Dienstleister: Baue ein verlässliches Netzwerk aus Handwerksbetrieben und Dienstleistern in unseren Städten auf - mit Rahmenpreisen, Bereitschaftsdiensten einschließlich Schlüsseldiensten sowie lokalen Partnern außerhalb von Berlin und Wien. Sichere die Qualität, Reaktionsfähigkeit und das Preis-Leistungs-Verhältnis, die einen reibungslosen Gebäudebetrieb ermöglichen.
• Störungsmanagement: Steuere die Reaktion auf Gebäudenotfälle und Schäden, stelle den Betrieb schnell wieder her und minimiere Beeinträchtigungen für unsere Gäste. Arbeite eng mit dem Property Manager - Apartments zusammen und stelle sicher, dass Schäden für Versicherungsansprüche nachvollziehbar dokumentiert sind.
• Vorbeugende Instandhaltung und Sicherheit: Bereite Gebäude auf saisonale Anforderungen wie Heizperiode, Frostschutz und Winterdienst vor und reduziere vermeidbare Ausfälle durch vorausschauende Instandhaltung. Stelle die Durchführung von Sicherheitsprüfungen vor Ort und die Behebung festgestellter technischer Mängel sicher - in enger Zusammenarbeit mit Leases & Compliance.
• Prozesse und Kennzahlen: Nutze Daten zum Gebäudezustand und -betrieb, Reparaturkosten, Gästefeedback und operative Kennzahlen, um wiederkehrende Mängel zu reduzieren, die Zuverlässigkeit zu erhöhen und Ausfallzeiten von Apartments zu minimieren. Verbessere gemeinsam mit anderen Teams unsere Abläufe, während unser Portfolio wächst.

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