Büromanager*in / Officemanagement / Fremdsprachensekretär*in

Büromanager*in / Officemanagement / Fremdsprachensekretär*in

In der Dekanatsverwaltung im Fachbereich Biologie der Universität Münster ist die Position für die Verwaltung, Koordination und internationale Kommunikation zur nächstmöglichen Zeit zu besetzen. Es handelt sich um eine unbefristete Stelle mit 30 Stunden wöchentlicher Arbeitszeit. Die Eingruppierung ist bis zur Entgeltgruppe 7 TV‑L möglich.

Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung in der Dekanatsverwaltung durch Sekretariatsarbeiten, eigenständige Korrespondenz, Bestellwesen, Rechnungsbearbeitung in SAP und allgemeine Büroorganisation;
• Bearbeitung von Personal- und Finanzangelegenheiten (Prämien- und Leistungszulagen) und Begleitung administrativer Aufgaben im Großgeräteverfahren;
• Koordination im Fachbereich, einschließlich Gremienbetreuung, Vorbereitung und Nachbereitung von Wahl- sowie Fachbereichsratssitzungen, internationale Berufungsangelegenheiten und Bau‑ und Flächenmanagement;
• Organisation von Veranstaltungen und Besprechungen im Fachbereich;
• Pflege des Internetauftritts des Fachbereichs, Verwaltung von Parkausweisen und Schlüsseln.

Unsere Erwartungen:

• Abgeschlossene Ausbildung im Büro- oder Verwaltungsbereich, Nachweis der Englischkenntnisse (mindestens B2) und Ausbildung zur/zum Fremdsprachensekretär*in oder gleichwertige Qualifikation;
• Gute Beherrschung der deutschen Sprache und Microsoft‑Office‑Produkte;
• Vorkenntnisse in SAP von Vorteil;
• Berufserfahrung im Hochschulbereich von Vorteil;
• Ausgeprägtes Zeitmanagement, Selbstorganisation, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit, Organisationsgeschick und Zielorientierung.

Ihr Gewinn:

• Wertschätzung, Verbindlichkeit, Offenheit und Respekt als Leitwerte;
• Flexible Arbeitszeitmodelle, inklusive Möglichkeit zum Home‑Office;
• Familienfreundliche Angebote, z. B. Servicebüro Familie für Betreuung von Kindern und Erwachsenen;
• Individuelle Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten;
• Sport‑ und Gesundheitsangebote in vollem Umfang;
• Beitrag zu den Benefits des öffentlichen Dienstes, darunter betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung;
• Einblick in den Arbeitsalltag via Video.

Der Bewerbungsschluss ist der .

Die Universität Münster setzt sich für Chancengerechtigkeit und Vielfalt ein. Wir begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Beeinträchtigung, Alter sowie sexueller Orientierung oder Identität. Eine familiengerechte Gestaltung der Arbeitsbedingungen ist uns ein selbstverständliches Anliegen. Eine Teilzeitbesetzung ist grundsätzlich möglich. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.