Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Apostille und Forderungsmanagement

Stellendetails zu: Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Apostille und Forderungsmanagement

Angebotsart: Arbeit

Arbeitgeber: BfAA AdöR

Arbeitsort

Brandenburg an der Havel

Anstellungsart

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Bundesverwaltung
• Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
• Kaufmann/-frau - Büromanagement

Das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) ist die neue, junge Bundesbehörde des Auswärtigen Amts. Wir unterstützen den Auswärtigen Dienst als Kompetenz- und Servicezentrum von Brandenburg, Berlin und Bonn aus.

Für unser schnell wachsendes Team am Standort Brandenburg an der Havel suchen wir ab sofort zur unbefristeten Einstellung:

Bürosachbearbeitung (m/w/d) für den Bereich Apostille und Forderungsmanagement

im (vergleichbaren) mittleren Dienst

(Entgeltgruppe E7 TVöD Bund)

Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Sie in einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde mitarbeiten, die mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus die deutsche Außenpolitik unterstützt.

Die Abteilung D vereint unterschiedlichste Dienstleistungen an allen drei BfAA-Standorten in Brandenburg, Bonn und Berlin, die wir für das Auswärtige Amt als auch die Kolleginnen und Kollegen des BfAA erbringen. Das Team Apostille ist dabei zuständig für die Erteilung von Endbeglaubigungen auf deutschen öffentlichen Urkunden für die Verwendung im Ausland und für die Erteilung von Apostillen für die Verwendung von Bundesurkunden in den Beitrittsländern des Haager Übereinkommens.

Ihre Aufgaben

• Erteilung der (End-)Beglaubigungen auf deutschen öffentlichen Urkunden vor ihrer Legalisation durch ausländische Staaten sowie Erteilung von Apostillen auf Bundesurkunden nach dem Haager Übereinkommen
• Eingabe der erforderlichen Angaben in elektronische Datenbanken und Ausdrucken der entsprechenden Unterlagen
• Fertigung der Gebührenbescheide mit Rechtsbehelfsbelehrung
• Erstellung von Ablehnungsbescheiden mit Rechtsbehelfsbelehrung
• Recherchen und Abstimmungen mit beteiligten Behörden
• Auskunftserteilung auf telefonische und schriftliche Anfragen (z. B. Rückfragen zum Vorgang, Zuständigkeit BfAA in Beglaubigungsfragen)
• Vor-Ort-Service bei persönlichen Vorsprachen

Unser Angebot

• Die Tätigkeit ist für eine Ausübung aus dem Homeoffice nicht geeignet.
• Gute Work-Life-Balance durch familienfreundliche und lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle, flexible Arbeitszeiteinteilung (Gleitzeit, Funktionsarbeitszeit)
• Kooperation mit Wellhub, dem Netzwerk für Fitness-, Freizeit- und Wellness-Einrichtungen
• Vergünstigte Freizeit- und Erholungsmöglichkeiten bei Mitgliedschaft im Sozialwerk des Auswärtigen Amts e.V. (Solidargemeinschaft)
• Abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld
• Umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung
• Eine unbefristete Stelle im Herzen Brandenburgs mit Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum
• Den Kauf Ihres DeutschlandJobTickets oder eines anderen Jobtickets unterstützen wir mit einem Zuschuss.
• Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes.
• Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen.
• Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote

Mindestanforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten mit mindestens 1 jähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht (z. B. Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte) und mindestens 2 jährliche nachgewiesene Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
• Abgeschlossene 3‑jährige Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Einzelhandel, Groß‑ und Außenhandel, Industriekaufmann/-frau, Bankkaufmann/-frau, Immobilienkaufmann/-frau und mindestens 2 jährliche nachgewiesene Berufserfahrung in der Verwaltung
• Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C1)

Wir freuen uns ergänzend über

• Sichere Beherrschung der üblichen Microsoft Office-Anwendungen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• (Vertiefte) Kenntnisse im Umgang mit Urkunden

Bitte beachten Sie, dass wir nur Bewerbungen berücksichtigen können, mit denen innerhalb der Bewerbungsfrist die Mindestanforderungen nachgewiesen wurden.

Ausnahmen und zusätzliche Hinweise für Bewerbende in Ausbildung oder Bewerbende mit ausländischem Bildungsabschluss/Zeugnissen finden Sie auf unserer BfAA‑Karriereseite.

Das macht Sie als Person aus

• Sie sind in der Lage, sich an verändernde Anforderungen anzupassen und verfügen über die Fähigkeit zur kreativen Problemlösung
• Fähigkeit zur klaren und präzisen verbalen und schriftlichen Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
• Sie sind in der Lage Entscheidungen zu treffen und diese erfolgreich zu kommunizieren
• Sie behalten auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf, agieren souverän und gelassen
• Sie erkennen die Bedürfnisse Ihres Gegenübers und entwickeln serviceorientierte Lösungen

Bewerbung und Auswahlprozess

Bitte füllen Sie im Interamt die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen im PDF-Format hoch.

Sie erhalten nach Eingang Ihrer Bewerbung eine Bestätigung per Interamt.

Nach dem vorläufigen Zeitplan werden wir per Webex durchführen:

• Online‑Videointerviews voraussichtlich in der Woche ab dem

Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Sina Wuttke (fachlich: ) und Maximilian Ablaß (organisatorisch: ).

Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA‑Karriereseite für Sie zusammengestellt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier.