Club Manager / Leitung Clubbüro (m/w/d) – Vollzeit oder Teilzeit

Deine Rolle

Das Clubbüro ist die zentrale Anlaufstelle des GWL. Als Club Manager leitest Du das GWL-Clubbüro und bildest das operative Rückgrat unserer Vereinsorganisation.

Du sorgst dafür, dass der laufende Clubbetrieb organisatorisch und administrativ zuverlässig funktioniert. Dabei bist Du nicht nur koordinierend tätig: Du arbeitest selbst aktiv im Tagesgeschäft, übernimmst eigene Aufgaben und Vorgänge und bist insbesondere bei komplexen, wichtigen oder zeitkritischen Themen unmittelbar in der Umsetzung gefordert.

Gleichzeitig behältst Du den Überblick: Du priorisierst Aufgaben, koordinierst Abläufe und Zuständigkeiten, stellst verlässliche Arbeitsstandards sicher und entwickelst gemeinsam mit uns Prozesse, Systeme und insbesondere digitale Arbeitsweisen kontinuierlich weiter.

Du arbeitest eng mit dem geschäftsführenden Vorstand zusammen.

Deine Aufgaben

1. Clubbüro & operativer Vereinsbetrieb

Du stellst einen zuverlässigen und serviceorientierten Betrieb des Clubbüros sicher und arbeitest in den laufenden Aufgaben selbst aktiv mit.

Dazu gehören insbesondere:

• Mitgliederverwaltung: Management von Interessenten, Neuaufnahmen, Austritten, Änderungen, Bescheinigungen sowie weiteren Vorgängen rund um das Thema Mitgliedschaft
• Hallen- & Buchungsorganisation: Bearbeitung und Koordination von Hallenabonnements, Saisonplanung sowie Administration der Hallenbuchungen
• Mitgliederkommunikation & Frontdesk: Bearbeitung von Anfragen per Telefon, E-Mail und persönlich sowie Sicherstellung einer freundlichen, verbindlichen und verlässlichen Kommunikation
• Dokumentation & Administration: Pflege von Unterlagen, Listen und digitaler Ablage sowie Durchführung weiterer administrativer Vorgänge
• Vereins-IT: Nutzung, Betreuung und Organisation der im Clubbüro eingesetzten Systeme und Anwendungen wie Google Drive, Vereinsmanagementsoftware, BookandPlay, SumUp sowie der Büro-IT
• Dienstleister-Management: Koordination des Platzwartteams sowie der etablierten Dienstleister für die laufende Betreuung und Instandhaltung der Vereinsanlage; Beauftragung und Nachhalten vereinbarter Leistungen sowie Koordination bei technischen Störungen und Eskalationen
• Buchhaltung: Erfassung und sachgerechte Zuordnung eingehender Rechnungen in DATEV Unternehmen online sowie Vorbereitung der Unterlagen und Freigabeprozesse für die regelmäßigen Zahlungsläufe in Zusammenarbeit mit unserem externen Buchhaltungsdienstleister

2. Leitung der Cluborganisation

Du übernimmst die fachliche und organisatorische Leitung des Clubbüros und koordinierst die daran angebundenen operativen Teams und Dienstleister. Du sorgst dafür, dass Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prioritäten im Tagesgeschäft klar sind.

3. Prozesse, Systeme & Qualität

Der GWL verfügt über etablierte digitale Arbeits- und Organisationsstrukturen. Deine Aufgabe ist es, diese im täglichen Betrieb konsequent zu nutzen, ihre Qualität sicherzustellen und sie dort weiterzuentwickeln, wo Abläufe einfacher, transparenter oder effizienter werden können.

4. Vereinsorganisation & Vorstandsunterstützung

Neben dem laufenden Clubbetrieb übernimmst Du organisatorische Aufgaben und Projekte, die aus der Arbeit des Vorstands und der einzelnen Ressorts entstehen.

5. Zusammenarbeit & Verantwortung

Du arbeitest eigenständig innerhalb klar definierter Verantwortungsbereiche und hast den notwendigen Handlungsspielraum, um das Clubbüro im Tagesgeschäft zuverlässig zu organisieren.

Dabei erwarten wir, dass Du Themen nicht nur entgegennimmst, sondern Verantwortung für deren Umsetzung übernimmst: Du strukturierst Aufgaben, triffst Entscheidungen im vereinbarten Rahmen, hältst offene Punkte nach und kommunizierst frühzeitig, wenn Prioritäten, Ressourcen oder Entscheidungen geklärt werden müssen.

In regelmäßigen Jour fixes werden Prioritäten, laufende Themen, Projekte und notwendige Entscheidungen abgestimmt.

Das bringst Du mit

1. Fachlich & methodisch

• Mehrjährige Erfahrung in Büroorganisation, Office Management, Administration oder einer vergleichbaren operativen Funktion
• Arbeitserfahrung aus einem (Sport-)Verein- oder Verband ist sehr willkommen
• Erfahrung in der Koordination von Mitarbeitenden und Arbeitsabläufen
• ausgeprägtes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Themen den Überblick zu behalten
• gutes Verständnis für Prozesse, Zuständigkeiten und effiziente Arbeitsabläufe
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, klar zu delegieren und konsequent nachzuhalten
• Erfahrung mit Prozessdokumentationen, SOPs oder vergleichbaren Arbeitsstandards

2. Digital

• Du nutzt digitale Werkzeuge selbstverständlich als Bestandteil moderner Büroorganisation
• Dazu gehören als Standard Dein sicherer Umgang mit der MS Office Suite, Outlook, Zoom und Google Drive
• Du hast praktische Erfahrung mit LLMs wie ChatGPT oder Claude und erzielst mit deren Chat-Funktionen überzeugende Arbeitsergebnisse
• Idealerweise hast Du Dich bereits mit Vibe Coding beschäftigt und Tools wie Cowork oder Claude Code praktisch eingesetzt
• In die vorhandene Vereinssoftware und Anwendungen wie BookandPlay und SumUp arbeitest Du Dich rasch ein
• Du bewegst Dich sicher und verantwortungsvoll in den Themen Datenschutz und Datensicherheit

Persönliches Profil

Für die vakante Rolle suchen wir keine reine Verwaltungskraft und ebenso wenig eine Führungskraft, die sich ausschließlich auf die Steuerung anderer konzentriert. Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, organisiert und selbst anpackt.

Du arbeitest strukturiert und zuverlässig, kannst unterschiedliche Anforderungen sinnvoll priorisieren und behältst auch dann den Überblick, wenn im Vereinsalltag mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen.

Im Umgang mit Mitgliedern, Mitarbeitenden, Trainern, Ehrenamtlichen und externen Partnern bist Du freundlich, verbindlich und serviceorientiert. Gleichzeitig kannst Du klare Absprachen treffen, Zuständigkeiten einfordern und Themen konsequent bis zum Abschluss verfolgen.

Du hast Freude daran, eine funktionierende Organisation nicht nur zu verwalten, sondern gemeinsam mit einem aktiven Vorstand kontinuierlich besser zu machen.

Deine Arbeitsweise ist proaktiv, eigenverantwortlich, strukturiert, hands‑on, lösungsorientiert, digital, serviceorientiert und verbindlich.