Coordinator Group Desk (m/w/d)

du bist ein Profi, wenn es um diePlanung und Magie hinter den Kulissen geht? Du findest, dass dein Arbeitsplatz ein Ort mitCharakter und Seele sein sollte, wo neue Ideen zum Leben erweckt werden? Dann bist du die fehlende Olive in unserem Martini, die fehlende Melodie in unserer Musik und derHerzschlag von unserem Rubyverse .

Wir sind eine stark wachsende Hospitality‑Gruppe mit bestehenden Hotels und Workspaces in denspannendsten Locations Europas und vielen weiteren Projekten im Bau. Wir gehen mit unsererLean Luxury Philosophie neue Wege und schaffen so eine zeitgemäße und bezahlbare Form von Luxus. Unser stylisches Corporate Office auf der wunderschönen Insel Malta bündelt gemeinsam mit den Teams in München alle aus den Hotels ausgelagerten Front Office, Marketing und Revenue Tätigkeiten. Die zentrale Group Desk Abteilung ist dabei für Gruppenanfragen und -buchungen sowie deren reibungslose Abwicklung zuständig.

Responsibilities

• Bearbeitest Gruppenanfragen aus all unseren Ruby Hotels in unserem CRM (HubSpot)
• Verwaltest und kontrollierst die Gruppenabwicklung im PMS (Opera Cloud) gemäß unserer Standards, um einen reibungslosen Prozess sicherzustellen
• Agierst als direkte Kontaktperson für Unternehmen und Agenturen und als Schnittstelle zwischen unseren Kund*innen und unseren Hotels
• Bist verantwortlich für die Debitorenbearbeitung und die Rechnungserstellung
• Gestaltest mit und koordinierst die zentrale Gruppenreservierungsabteilung
• Hilfst dabei, neue Mitarbeitende durch Einarbeitung und Schulungen schnell fit zu machen
• Kontrollierst unsere betrieblichen Standards, überprüfst deren Einhaltung und entwickelst sie weiter

Qualifications

• Hast eine Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Studium im Bereich Hospitality Management
• Bringst mindestens ein Jahr Erfahrung in der (Gruppen-)Reservierungs- und/oder Front-Office-Abteilung mit
• Hast eine warme und herzliche Ausstrahlung und deine Kommunikationsfähigkeiten lassen dich in jeder Interaktion glänzen
• Denkst analytisch, handelst methodisch und verfügst über ein hohes Maß an Selbstständigkeit sowie Verantwortungs- und Qualitätsbewusstsein
• Erkennst Gästebedürfnisse und liebst es, neue Wege zu gehen und den Status Quo zu hinterfragen
• Kennst dich bestens im MS-Office-Universum und hast bereits mit dem ein oder anderen Reservierungssystem gearbeitet
• Beherrschst die deutsche und englische Sprache einwandfrei. Kenntnisse in der schwedischen Sprache sind nice to have

Culture & Personality

• Dein Style, dein Lachen, deine Ideen – Bring your personality to work
• Wir connecten am liebsten per du – dürfen wir vorstellen: Michael, Gründer von Ruby

Benefits

• Better together – bei der Arbeit, bei Team Events oder einfach nur, weil Montag ist
• Less work, same money – Vollzeit heißt bei uns 35 Stunden und jede Stunde zählt
• Keine Ausreden mehr – wir unterstützen dein Sportprogramm
• Sharing is caring – mit unserem Opening‑ und Profit Sharing‑Bonus, wächst mit Ruby auch dein Konto
• Egal, wie du zur Arbeit kommst – einen Mobility‑Zuschuss gibt's on top
• Level up your game – mit Ruby geht es für dich hoch hinaus
• Innovation ist Teil unserer DNA – Lean Luxury, paperless, cashless, … you name it

EEO Statement

Wir glauben daran, dass... du lieben kannst, wen du willst… du selbst entscheiden solltest, ob und mit welchen Pronomen du angesprochen werden möchtest… du stolz auf deine Herkunft und Kultur sein kannst… du dich nicht für deine Religion oder Weltanschauung rechtfertigen musst… du gut bist, genauso wie du bist und unser Team und Rubys Vielfältigkeit einzigartig machst.

Damit können wir gar nicht: Ismen Rassismus, Sexismus, Heterosexismus, Antisemitismus und alle weiteren derartigen Ismen, werden bei uns nicht toleriert.