Coordinator International Participant Management (m/w/d)

Koordinator Internationaler Teilnehmermanagement (m/w/d)

Wir suchen eine erfahrene Person, die unsere internationalen Veranstaltungen im administrativen Bereich unterstützt und betreut. Die Position ist Teil unseres International Eventmanagement-Teams am Standort Speyer.

Kurzüberblick

• Standort: Speyer
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

Die Aufgaben umfassen die Vorbereitung, Betreuung und Nachbereitung von nationalen und internationalen Veranstaltungen im administrativen Bereich. Dazu gehören Einladungsmanagement, Teilnehmerhandling, Registrierung, Akkreditierung, Hotelunterkunft und Flugbuchungen.

• Einholung von Angeboten von externen Dienstleistern (z.B. Hotels) und deren weitere Bearbeitung
• Ansprechpartner für Teilnehmer bei Fragen und Anliegen
• Führung und Verwaltung von Teilnehmerlisten
• Ansprechpartner bei Koordination und Abstimmung mit den internen und externen Schnittstellen, sowohl im Vorfeld als auch vor Ort bei Veranstaltungen
• Rechnungskontrolle und -abwicklung
• Allgemeine administrative Tätigkeiten
• Rechercheaufgaben und Reiseplanung für Veranstaltungen
• Zusammenarbeit und Informationskoordination mit verschiedenen Abteilungen
• Reisebereitschaft im In- und Ausland

Anforderungen

• Sie bringen eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Tourismuskauffrau/-mann
• Sie sind kreativ, offen im Umgang mit Menschen und haben ein selbstbewusstes Auftreten
• In stressigen Situationen behalten Sie einen kühlen Kopf, sind proaktiv und lösungsorientiert
• Sie besitzen eine hohe Kontakt- und Kommunikationsstärke
• Sie sind routiniert im Umgang mit MS Office
• Serviceorientiertes, eigenständiges, strukturiertes und gewissenhaftes Arbeiten wird vorausgesetzt
• Sie arbeiten gerne im Team, das Erreichen von gemeinsamen Zielen ist Ihnen wichtig und man kann sich auf Sie verlassen
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ihre Reisebereitschaft im In- und Ausland (PKW-Führerschein erforderlich) runden Ihr Profil ab

Benefits

• Zusammenarbeit: Teamarbeit und ein produktives Miteinander sind Kernwerte des Unternehmens
• Betriebsklima: Sie arbeiten in einer angenehmen Atmosphäre mit kollegialem Zusammenhalt
• Abwechslung: Das Aufgabengebiet ist vielfältig und Ihre Ideen und Lösungsvorschläge sind gerne gesehen
• Wir bieten: Weihnachts- und Urlaubsgeld, Arbeitgeber finanzierte Altersvorsorge und einiges mehr an attraktiven Benefits zum Gehalt