Customer Service Advisor, Germany

Location: Darmstadt, Deutschland

Positionsübersicht

Ziel der Position ist die effiziente Bearbeitung von Aufträgen sowie die Pflege korrekter Daten in verschiedenen Managementsystemen. Darüber hinaus unterstützt die Rolle beim Testen und Implementieren neuer operativer Projekte und Änderungen gemäß der jährlichen Roadmap. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung der Kundendaten, um deren Genauigkeit und Integrität sicherzustellen und reibungslose Geschäftsabläufe zu gewährleisten.

Die Position umfasst außerdem die tägliche Kommunikation und Koordination mit Kunden. Dazu gehören die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Erstellung von Dokumentationen, die Nachverfolgung von Aufträgen sowie die Sicherstellung einer termingerechten und korrekten Auftragsabwicklung. Zudem unterstützt die Rolle interne Teams durch einen effizienten Informationsfluss und die Lösung operativer Engpässe.

Aufgabenbereich

Auftragsabwicklung

• Bearbeitung und Nachverfolgung von Verkaufsaufträgen – vom Auftragseingang bis zur finalen Rechnungsstellung
• Koordination mit internen Abteilungen (Vertrieb, Auftragsabwicklung, Service, Finanzen, Logistik) zur Sicherstellung der termingerechten Lieferung
• Kommunikation mit internen und externen Kunden: Statusupdates, Bearbeitung von Anfragen und Lösung von auftragsbezogenen Problemen
• Tägliche Erstellung und Aktualisierung einer präzisen Abrechnungsprognose
• Verantwortung für ein zugewiesenes Gebiet sowie Unterstützung des Vertriebsteams beim Erreichen der Umsatzziele (inkl. Auftragsabwicklung, Bestandsprüfung, Versandverfolgung, Zahlungsabwicklung und Kundenkommunikation)
• Erstellung von Rechnungen gemäß Anforderungen und Prozessen (z. B. Anzahlungen, Vorausrechnungen, reguläre Rechnungen, Gutschriften, Belastungen, RMAs, Änderungsaufträge, E‑Rechnungen etc.)
• Identifikation und Eskalation von Problemen oder Abweichungen an die zuständigen Abteilungen
• Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse und Richtlinien bei gleichzeitiger Erfüllung der Kundenanforderungen
• Pflege genauer Auftrags- und Statusdaten
• Verwaltung des zentralen Customer‑Service‑Postfachs
• Unterstützung des Teams als Vertretung bei Bedarf
• Intercompany‑Beschaffung (z. B. ISTO‑Prozesse, Zubehörbestände)
• Zeitgerechte Archivierung aller auftragsrelevanten Dokumente (z. B. unterschriebene Angebote, Aufträge, Bestellungen)
• Erkennung und Kategorisierung von Kundenfeedback, Risiken oder Sonderfällen sowie rechtzeitige Eskalation
• Pflege und Aktualisierung von Daten in verschiedenen Systemen (MSP, DMS, CPQ, SAP, CRM)
• Unterstützung bei lokalen Tests und der Implementierung neuer operativer Projekte gemäß Jahresplanung
• Verwaltung von Kundenstammdaten

Beitrag zum Team

• Einarbeitung und fachliche Unterstützung neuer Teammitglieder
• Erstellung von Leitfäden und Weitergabe von Best Practices
• Proaktive Analyse von Prozessen, Identifikation von Risiken und Optimierungspotenzialen
• Einreichung von IT‑Tickets und Testen von Systemoptimierungen nach deren Freigabe

Sonstiges

• Priorisierung der Bereinigung von 4010‑Beständen
• Verwaltung von Plattformen für öffentliche und private Gruppen (z. B. EDI‑Kommunikation, elektronische Rechnungsstellung)
• Korrekte Interpretation von Vertriebsrichtlinien sowie Vermittlung von Prozessen und Regeln an das Vertriebsteam
• Durchführung von Schulungen zu Customer‑Service‑Themen für Kollegen oder Kunden bei Bedarf

Qualifikationen und Erfahrung

• In der Regel 1–3 Jahre Erfahrung im Kundenservice
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Fähigkeit, unterschiedliche Kundenanfragen und Beschwerden zu bearbeiten
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
• Erfahrung mit CRM‑Systemen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse