Dokumentenkoordinator für Großprojekte (m/w/d)

Über die Position

Für unsere Projekte im Bereich Erneuerbare Energien suchen wir eine engagierte Fachkraft als Dokumentenkoordinator (m/w/d). In dieser Position sorgen Sie dafür, dass alle projektrelevanten Unterlagen strukturiert, nachvollziehbar und fristgerecht verfügbar sind. Die Ausschreibung erfolgt unter Berücksichtigung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG).

Ihre Aufgaben

• Eigenverantwortliche Koordination des Dokumentenflusses innerhalb interdisziplinärer Projektteams; Sicherstellung klarer Abläufe von Einreichung bis Freigabe
• Prüfung eingehender Unterlagen auf Vollständigkeit, formale Richtigkeit und Einhaltung projektinterner Standards; Identifikation von Nachbesserungsbedarf
• Pflege und Administration der digitalen Dokumentenablage in Microsoft SharePoint inklusive Metadatenmanagement, Versionierung und revisionssicherer Archivierung
• Unterstützung bei der Implementierung und Betreuung der Kollaborationsplattform thinkproject; Mitarbeit bei der Einrichtung von Projektstrukturen, Nutzerberechtigungen und Workflows
• Überwachung und Nachverfolgung von Prüf- und Freigabeterminen; Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Eskalations-Reports für Projektleitung und Stakeholder
• Vorbereitung und Koordination der finalen Übergabe von Projektdokumenten an interne und externe Empfänger gemäß festgelegter Spezifikationen
• Mitarbeit an der Weiterentwicklung dokumentenbezogener Prozesse, Erstellung von Prozessbeschreibungen und Schulungsunterlagen sowie Durchführung kurzer Einweisungen für Kolleginnen und Kollegen
• Beratung der Projektbeteiligten bei Fragen zur Dateibenennung, Ordnerstruktur, Versionskontrolle und Compliance-relevanten Aspekten

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Umgang mit Dokumentenprozessen, vorzugsweise in großen Projekten oder in der Energie- bzw. Infrastrukturbranche
• Praktische Kenntnisse in Microsoft SharePoint sind erwünscht; Erfahrungen mit thinkproject sind ein Plus
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) und routinierte Anwendung gängiger Office-Standards
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Fähigkeit, Inhalte strukturiert zu dokumentieren
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit, ausgeprägtem Qualitätsbewusstsein und Dienstleistungsorientierung gegenüber internen Kunden
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit, gepaart mit einem pragmatischen, lösungsorientierten Vorgehen

Wir bieten

• Ein umfassendes Sozialpaket mit betrieblicher Altersvorsorge, Angeboten zur Gesundheitsförderung und unterstützenden Versicherungsleistungen
• Individuelle Entwicklungsangebote inklusive fachlicher Weiterbildung, regelmäßiger Feedback-Gespräche und klarer Einarbeitungsstrukturen mit festen Ansprechpartnern
• Flexible Arbeitsmodelle und moderne Arbeitsplatzausstattung: Mobiles Arbeiten je nach Projektanforderung, 30 Tage Urlaub sowie ein marktgerechtes Vergütungsmodell mit leistungsbezogenen Komponenten
• Zusatzleistungen wie JobRad, Deutschlandticket, Corporate Benefits, Mitarbeiterveranstaltungen sowie weitere Benefits zur Work-Life-Balance
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Mitgestaltung interner Initiativen, z. B. zu Nachhaltigkeit und Betriebsklima

Hinweise zur Bewerbung

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit sowie Ihrer Gehaltsvorstellung. Für Rückfragen steht Ihnen unsere Personalabteilung gerne zur Verfügung. Die Position wird unter Beachtung aller relevanten gesetzlichen Regelungen, inklusive des AEntG, angeboten.