Empfangsassistenz in Teilzeit (m/w/d)

Für unser tarifgebundenes Kundenunternehmen im Raum Mannheim suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine freundliche und serviceorientierte Persönlichkeit als Empfangsassistenz in Teilzeit (m/w/d) . Die Position ist im Rahmen einer Direktvermittlung zu besetzen und wird im Wechselschichtmodell ausgeübt.

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie erste Anlaufstelle für Besucher:innen und unterstützen gleichzeitig mehrere interne Bereiche im Tagesgeschäft.

Ihre Vorteile

• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit Schnittstellen zu vielen Unternehmensbereichen
• Strukturierte Einarbeitung und angenehmes Arbeitsumfeld
• Attraktive Rahmenbedingungen und langfristige Perspektive
• Wochenarbeitszeit: 30 Stunden

Ihre Aufgaben

• Empfang und professionelle Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und externen Dienstleistern
• Bedienung der Telefonzentrale sowie Koordination von Terminen und Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Empfangsbereichs
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
• Organisation, Buchung und Vorbereitung von Besprechungs-, Seminar- und Schulungsräumen
• Pflege der Raumbelegungspläne und Abstimmung mit externen Dienstleistern (z. B. Catering, Technik)
• Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Workshops und Schulungen
• Administrative Unterstützung im Personalbereich, insbesondere bei der Terminplanung des Werksarztes
• Pflege von Unterlagen und Stammdaten sowie Mitwirkung am betrieblichen Vorschlagswesen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Büromanagement, Hotelfach oder Verwaltung, oder vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise erste Erfahrung am Empfang, im Office Management oder in einer Assistenzfunktion
• Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute Englisch wünschenswert
• Verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit sensiblen und personenbezogenen Daten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie Organisationsgeschick
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Teamgeist und Bereitschaft, verschiedene Fachbereiche aktiv zu unterstützen
• Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten