Estate & House Manager / Personal Assistant – Family Office

Deine Mission bei uns

Du möchtest in einer vertrauensvollen Schlüsselrolle arbeiten, in der Organisationstalent, Diskretion und Verantwortung zusammenkommen? In dieser Position unterstützt Du ein etabliertes Family Office bei der ganzheitlichen Organisation der privaten Angelegenheiten einer international tätigen Familie – mit hoher Eigenverantwortung, einem vielfältigen Aufgabenbereich und direktem Impact.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Gesamtverantwortung für die Leitung und Organisation des Hauspersonals an vier privaten Immobilien (München, Österreich & Frankreich), einschließlich Dienst- und Urlaubsplanung, und stellst reibungslose Abläufe auf 5-Sterne-Niveau sicher.
• Du verantwortest die Auswahl, Rekrutierung, Einarbeitung und Führung neuer Mitarbeitender im privaten Umfeld.
• Du steuerst das Haushaltsbudget und überwachst Kosten, Rechnungen und Ausgaben.
• Du managst die privaten Immobilien ganzheitlich: von der Sicherstellung der Einsatzbereitschaft über die Planung und Steuerung von Renovierungs-, Reparatur- und Instandhaltungsprojekten bis hin zur Koordination externer Dienstleister.
• Du verantwortest das umfassende Kalender- und Terminmanagement und arbeitest dabei eng mit dem erweiterten Assistenzteam (inkl. Business Assistants) zusammen, um Abläufe optimal abzustimmen.
• Du planst, buchst und organisierst private und geschäftliche Reisen sowie Urlaubsaufenthalte der Familie.
• Du managst den privaten Fuhrpark inklusive Wartung, Reparaturen und administrativer Abwicklung.
• Du übernimmst die Abwicklung und Überwachung persönlicher Finanzen sowie die administrative Bearbeitung von Rechnungen, Versicherungen und Verträgen.

Dein Profil

• Du verfügst über mindestens 6 Jahre relevante Berufserfahrung als Personal Assistant und/oder House Manager im gehobenen bzw. High-End-Umfeld.
• Du bringst ein ausgeprägtes Verständnis für Diskretion, Datenschutz und den Umgang mit hochsensiblen Informationen mit.
• Du überzeugst durch ein souveränes, professionelles Auftreten, eine hohe Serviceorientierung sowie Flexibilität und Belastbarkeit bei wechselnden Prioritäten.
• Du bist ein Organisationstalent mit ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist.
• Du verfügst über Führungserfahrung in der Leitung und Rekrutierung von Hauspersonal; Kenntnisse in Budgetverwaltung und einfachem Rechnungswesen sind von Vorteil.
• Du sprichst verhandlungssicher Deutsch und Englisch (mindestens C1); Französischkenntnisse sind ein Plus.
• Du bist IT-affin und insbesondere im Umgang mit Office-Anwendungen absolut sicher.
• Du besitzt einen Führerschein der Klasse B und bringst die Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen sowie zu flexiblen Arbeitszeiten (inkl. Abende und Wochenenden) mit.

Unser Versprechen

• Eine langfristige Position mit hoher Vertrauensbasis und klaren Verantwortlichkeiten.
• Attraktive Vergütung und Zusatzleistungen entsprechend Deiner Erfahrung.
• Eigenständiges Arbeiten mit großem Gestaltungsspielraum.
• Professionelle, diskrete Zusammenarbeit in einem engagierten Team.

*Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Anzeige die männliche Form verwendet. Sie bezieht sich ausdrücklich auf alle Geschlechter (w/m/d).