Executive Assistant (all gender)

Executive Assistant | Business Partner in Vollzeit

Ihre Aufgaben

Als Business Partner | Executive Assistant unterstützen Sie unsere Partner in allen operativen Aufgaben:

• Vorbereitung und Durchführung von Vertriebsaktivitäten (z. B. Contact Management)
• Terminkoordination und Kommunikation mit Interim Managern und Kunden via Telefon, E-Mail und MS Teams
• Erstellung von Angeboten und Verträgen in Abstimmung mit dem Partner
• Pflege und Überwachung von Kunden- und Projektdaten wie z.b. Vertragslaufzeiten im CRM System (Salesforce)
• Recherche und Aufbereitung von Akquise-Ansätzen, Markt- und Kundeninformationen
• Travelmanagement (Hotels / Flüge / Bahnreisen)
• Eventvorbereitung: Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen wie Round Table und Quartalsmeetings

Das bringen Sie mit

• Eine kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium in Wirtschaft, Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung
• Erste Erfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. Vorstandsassistenz / Assistenz der Geschäftsleitung) sowie der Zusammenarbeit mit C-Level Executives
• Organisatorische Fähigkeiten: Erfahrung in der Terminplanung, Eventkoordination und im Reisemanagement.
• Kommunikations- und Netzwerkeigenschaften: Hervorragende verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache sowie die Fähigkeit, mit Führungskräften auf allen Ebenen effektiv zu interagieren.
• Analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeit: Fähigkeit, komplexe Herausforderungen strukturiert und lösungsorientiert anzugehen.
• Fachkenntnisse: Souveräner Umgang mit MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie Kenntnisse in Datenmanagement und Reporting-Tools sind von Vorteil.
• Eigeninitiative, Flexibilität und Diskretion runden Ihr Profil ab.

Wer sind wir?

EIM Executive Interim Management GmbH ist eine Managementberatung mit Schwerpunkt Interim Management (das Vermitteln von Top Managern auf Zeit) in München. Mit unseren hochqualifizierten Interim Managern erarbeiten wir passgenaue Lösungen für die verschiedensten Herausforderungen unserer Klienten und setzen diese dann konsequent um. Ein Teil des EIM-Teams arbeitet an unserem Hauptsitz in München, ein weiterer Teil an unserem Standort in Hamburg. Unsere Partner sind vorwiegend unterwegs bei Kunden und arbeiten dadurch viel remote von verschiedenen Standorten in Deutschland.

Das erwartet Sie in unserem Team

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem engagierten Team
• strukturiertes Onboarding mit Mentoring und Row-by-Row-Boost: regelmäßige Check-ins, Feedback-Schleifen, persönlicher Ansprechpartners für Fragen und Orientierung
• Flexibles Arbeitsortmodell: die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit flexibel zwischen Büroarbeitsplatz und Homeoffice zu verteilen (bis zu 3 Tage/Woche nach erfolgreicher Einarbeitung)
• Mehr Balance im Alltag: Gleitzeitrahmen für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Zeit zum Auftanken: 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Nachhaltig unterwegs: Jobticket für den ÖPNV
• Entspannung und Bewegung: Mit unserem Egym Wellpass Angebot genießen Sie Zugang zu hunderten Fitness- und Wellnesspartnern
• Sehr gute Erreichbarkeit mit ÖPNV: Unmittelbare Nähe zum U- und Busbahnhof „Aidenbachstraße“ (München)
• Parkmöglichkeiten in der hauseigenen Tiefgarage

Klingt das nach Ihnen?

Unser Bewerbungsprozess

Der Auswahlprozess umfasst in der Regel zwei Interviews. Hier lernen Sie die Bereichsverantwortlichen sowie unsere HR kennen. Je nach Situation sind auch unser Business Manager oder einer der Geschäftsführereingebunden.

Im Anschluss bitten wir – wie in unserem Umfeld üblich – um Referenzauskünfte, um ein vollständiges Bild Ihrer Person zu erhalten.