Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Unser Mandant ist ein international tätiges, produzierendes Familienunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern weltweit, das sich durch sein umfangreiches Produktportfolio, moderne Technik sowie seinen Fokus auf Umwelt und Nachhaltigkeit auszeichnet.

Für dieses erfolgreiche Unternehmen besetzen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt die verantwortungsvolle Position des

Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Aufgaben

Als Executive Assistant (m/w/d) übernehmen Sie die Termin- und Kalenderkoordination des Geschäftsführers sowie die Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Präsentationen und Geschäftsreisen.
Ihr Aufgabengebiet umfasst zudem die Erstellung, Bearbeitung und Layout von Dokumenten, Berichten und Entscheidungsvorlagen und die Protokollführung, inkl. Aufgaben- und Maßnahmenverfolgung.
Im Rahmen des Schnittstellenmanagements fungieren Sie als zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und stellen einen optimalen Informationsfluss zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen sicher. Dazu zählen auch das Verfassen und Prüfen geschäftlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
Ihr Aufgabengebiet umfasst zudem die Mitarbeit an strategischen Projekten der Geschäftsleitung, die Aufbereitung von Analysen, Präsentationen und Reportings sowie die eigenständige Übernahme kleinerer Projekte oder Workstreams.
In Ihrer Funktion sind Sie zudem mit vertraulichen Aufgaben wie der sorgfältigen Behandlung sensibler Informationen und der Verwaltung vertrauensvoller Unterlagen, Verträge und Personalthemen betraut.
Sie begleiten den Geschäftsführer bei Reisen zu den verschiedenen Standorten sowie zu Holding-Meetings im In- und Ausland.

Die Anforderungen

Sie verfügen über ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium oder eine kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Betriebswirtschaftslehre, Office Management).
Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder Top-Management-Ebene mit.
Sie zeichnen sich durch Ihr Interesse an Unternehmensprozessen und strategischen Themen, Ihre eigenständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise – auch unter Zeitdruck, eine hohe Einsatzbereitschaft und Serviceorientierung sowie ein repräsentatives Auftreten aus.
Zudem bringen Sie die Fähigkeit, komplexe Informationen verständlich aufzubereiten sowie Erfahrung im Event-, Reise- und Projektmanagement mit.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) werden vorausgesetzt. Erste Erfahrung mit modernen Collaboration- und Organisations-Tools wären von Vorteil.
Sie bringen eine Bereitschaft für regelmäßige Dienstreisen (ca. 40%) mit.

Anreiz

Das Unternehmen bietet eine spannende Position in einem nachhaltig erfolgreichen Umfeld.
Eine offene, transparente und ergebnisorientierte Arbeitsatmosphäre, gepaart mit einem hohen Level an Eigenständigkeit und Verantwortung für die Mitarbeiter.
Eine attraktive, leistungsorientierte Vergütung und hervorragende Sozialleistungen runden das interessante Angebot ab.