Executive Assistant Hamburg

Deine Rolle

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsführung und das Business-Development-Team im Tagesgeschäft und hältst ihnen den Rücken frei – von der Kalender- und Reiseorganisation über die Vorbereitung von Kundenterminen im Defence-Umfeld bis zur Koordination von Messen und Events. Du arbeitest an der Schnittstelle zu Kunden, Partnern und Behörden und behandelst sensible Informationen mit absoluter Diskretion.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Organisation von Kalendern, Reisen und Terminen der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Kunden- und Partnerterminen, inklusive Unterlagen und Follow-ups.
• Koordination von Messen, Delegationsbesuchen und internen Events (z. B. Demos für Bundeswehr- und Behördenvertreter).
• Professionelle interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Unterstützung bei administrativen Prozessen, Beschaffung und Office-Management am Standort Hamburg.
• Aufbau und Pflege effizienter Abläufe, Vorlagen und Tools für das Business-Development-Team.

Dein Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder C-Level-Ebene, idealerweise im Tech-, Beratungs- oder Defence-Umfeld.
• Herausragendes Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit, viele Themen parallel souverän zu steuern.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Verhandlungssicheres Deutsch (C1+) und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit modernen Office- und Kollaborationstools.
• Wohnsitz in oder Umzugsbereitschaft nach Hamburg; regelmäßige Präsenz im Büro.
• Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern, Behörden oder dem Defence-Sektor.
• Erfahrung in der Organisation von Messen und Großveranstaltungen.
• Weitere Sprachen (z. B. Ukrainisch).

Was wir bieten

• Sinnstiftende Mission: Deine Arbeit verbessert die Einsatzbereitschaft derer, die uns schützen.
• Modernes Büro in zentraler Lage in Hamburg mit hybridem Arbeitsmodell (Office & Home-Office) und einem Deutschlandticket.
• Internationales Team mit Kolleg:innen in Deutschland, der Ukraine und weiteren Standorten.
• Startup-Umfeld mit echter Verantwortung, flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungen.
• Wettbewerbsfähige Vergütung entsprechend Erfahrung und Verantwortung.
• Top-Ausstattung inklusive neuester XR-Hardware.
• Individuelle Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten über die eigene Rolle hinaus.