Executive Assistant Hamburg

YouTrain entwickelt eine militärische XR-Trainingsplattform für Streitkräfte, Sicherheitsbehörden und Einsatzkräfte. Unsere Produkte – DronAR, TrainAR, BrothAR, ShootAR, DrivAR und MissionAR – verbinden immersive Umgebungen mit realem Equipment und ermöglichen skalierbares Training für Drohnenoperationen, taktisches Schießen, Einsatzfahrten und Missionsplanung. Zu unseren Kunden und Partnern zählen u. a. die Bundeswehr, BWI, der Cyber Innovation Hub und Quantum Systems. Wir sind ein internationales, schnell wachsendes Team mit Sitz im Herzen Hamburgs – made for those who protect us.

Deine Rolle

Als Executive Assistant unterstützt du die Geschäftsführung und das Business-Development-Team im Tagesgeschäft und hältst ihnen den Rücken frei – von der Kalender- und Reiseorganisation über die Vorbereitung von Kundenterminen im Defence-Umfeld bis zur Koordination von Messen und Events. Du arbeitest an der Schnittstelle zu Kunden, Partnern und Behörden und behandelst sensible Informationen mit absoluter Diskretion.

Deine Aufgaben

• Eigenständige Organisation von Kalendern, Reisen und Terminen der Geschäftsführung.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Kunden- und Partnerterminen, inklusive Unterlagen und Follow-ups.
• Koordination von Messen, Delegationsbesuchen und internen Events (z. B. Demos für Bundeswehr- und Behördenvertreter).
• Professionelle interne und externe Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Unterstützung bei administrativen Prozessen, Beschaffung und Office-Management am Standort Hamburg.
• Aufbau und Pflege effizienter Abläufe, Vorlagen und Tools für das Business-Development-Team.

Dein Profil

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz auf Geschäftsführungs- oder C-Level-Ebene, idealerweise im Tech-, Beratungs- oder Defence-Umfeld.
• Herausragendes Organisationstalent, Eigeninitiative und die Fähigkeit, viele Themen parallel souverän zu steuern.
• Absolute Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Verhandlungssicheres Deutsch (C1+) und sehr gutes Englisch in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit modernen Office- und Kollaborationstools.
• Wohnsitz in oder Umzugsbereitschaft nach Hamburg; regelmäßige Präsenz im Büro.
• Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern, Behörden oder dem Defence-Sektor.
• Erfahrung in der Organisation von Messen und Großveranstaltungen.
• Weitere Sprachen (z. B. Ukrainisch).

Was wir bieten

• Sinnstiftende Mission: Deine Arbeit verbessert die Einsatzbereitschaft derer, die uns schützen.
• Modernes Büro in zentraler Lage in Hamburg mit hybridem Arbeitsmodell (Office & Home-Office).
• Internationales Team mit Kolleg:innen in Deutschland, der Ukraine und weiteren Standorten.
• Startup-Umfeld mit echter Verantwortung, flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungen.
• Wettbewerbsfähige Vergütung entsprechend Erfahrung und Verantwortung.
• Deutschlandticket und Wellpass (Fitness- & Wellness-Programme).
• Top-Ausstattung inklusive neuester XR-Hardware.
• Individuelle Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten über die eigene Rolle hinaus.