Executive Assistant (m/w/d) des CEO

Bei Thorit treiben wir als eine der führenden HubSpot- und AI-Consulting-Firmen im DACH-Markt die nächste Generation von Wachstumsinfrastruktur voran. Als Executive Assistant von CEO David Schuh bist du direkt an der Schaltzentrale: Du ownest Kalender, Kommunikation und Administration, damit sich David ausschließlich auf die Entscheidungen konzentrieren kann, die nur er treffen kann. Diese Rolle ist kein klassischer Assistenz-Job, sondern eine echte Force-Multiplier-Position mit direktem Einfluss auf die Geschwindigkeit, mit der Thorit skaliert.

Tätigkeiten

Deine Aufgaben:

• Kalendermanagement: Du führst den CEO-Kalender konfliktfrei, schützt Fokuszeiten und sorgst dafür, dass jedes Meeting mit Agenda und Kontext vorbereitet ist.
• Inbox-Ownership: Du triagierst die CEO-Inbox täglich auf Zero Unread, draftest Antworten proaktiv und eskalierst nur, was wirklich Entscheidungen braucht.
• Meeting-Briefings: Du lieferst 30 Minuten vor jedem externen Termin ein präzises Pre-Read (Kunden, Investoren, Partner) inklusive Kontext und Handlungsempfehlung.
• Administrative Workflows: Du ownest Reisen, Rechnungen, Verträge und Tool-Subscriptions End-to-End, ohne dass der CEO involviert werden muss.
• Stakeholder-Kommunikation: Du hältst interne und externe Touchpoints (Team-Updates, Investoren, Partner) mit einer Response-Time unter 24 Stunden nach.
• Personal Operating System: Du baust Templates, Tracker und SOPs in Confluence, die auch dann funktionieren, wenn du im Urlaub bist.
• Finance Support: Du unterstütz bei Finance Prozessen (Belege etc.)
• Priority Radar: Du erkennst strategische Themen, die durchs Raster zu fallen drohen, und bringst sie mit konkretem Next Step auf den Tisch.
• Special Projects: Du übernimmst einmalige Initiativen wie Office-Logistik, Events oder Onboarding-Koordination vollständig eigenverantwortlich.

Anforderungen

Was du mitbringst:

• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistance-Rolle, idealerweise an C-Level oder Founder-Level, nicht primär Mid-Management
• Absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen (Financials, HR, Investoren)
• Proaktives Ownership-Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst, was zu tun ist, und machst es
• Exzellente schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch, mit CEO-tauglichem Ton, Klarheit und Präzision
• Systemisches Denken: Du baust wiederholbare Prozesse statt Einzelfall-Lösungen
• Souveräne Priorisierung unter Druck, auch wenn alles gleichzeitig "top priority" ist
• Sicher im Umgang mit Confluence, Jira, HubSpot (Basis), Google Workspace oder Microsoft 365 sowie modernen KI-Tools (Claude, ChatGPT)
• Professionelles und gleichzeitig warmes Auftreten gegenüber Kunden, Investoren und dem Team

Team

Als international aufgestelltes Unternehmen mit Standorten in Stuttgart und Lissabon setzen wir auf moderne Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg. Unser Teamgeist ist einzigartig - wir kombinieren eine freundschaftliche Arbeitsatmosphäre mit einem klaren Fokus auf Ergebnisse. Bei uns wird Zusammenarbeit, Pragmatismus und Innovationsfreude wirklich gelebt!

Bewerbungsprozess

Unser Bewerbungsprozess ist transparent, schlank und persönlich. Uns ist wichtig, dass beide Seiten ein gutes Gefühl bekommen und wir möglichst schnell gemeinsam in die Umsetzung kommen.

So läuft's ab:

1. Online-Bewerbung
   Sende uns deinen Lebenslauf und ggf. ein paar Zeilen zu deiner Motivation direkt über unser Karriereportal oder per E-Mail.
2. Erstes Kennenlernen (30-45 Min, remote)
   In einem lockeren Videocall lernst du unser People & Culture Team kennen. Wir sprechen über deinen bisherigen Werdegang, deine Erwartungen - und natürlich über Thorit.
3. Fachlicher Deep Dive (60 Min, remote)
   Im zweiten Gespräch triffst du auf Kolleg:innen aus dem CRM-Team. Hier geht es um deine fachliche Expertise, Use Cases aus der Praxis und wie du an Projekte herangehst.
4. Optional: Case oder Gespräch mit Leadership
   Je nach Rolle kann ein kurzes Case-Element oder ein Austausch mit einem unserer Geschäftsführer folgen - für einen tiefen Einblick in unsere Strategie und Vision.
5. Angebot und Vertragsabschluss
   Wenn es für beide Seiten passt, erhältst du zeitnah ein Angebot und wir besprechen gemeinsam alle Details.

Unser Ziel: Dir innerhalb von 1-2 Wochen nach Bewerbungseingang eine fundierte Rückmeldung zu geben - und dich idealerweise bald im Team willkommen zu heißen!