Executive Assistant & Office Manager (m/f/d) in Vollzeit

Als neues Teammitglied stehen Sie bei uns an erster Stelle. Freuen Sie sich auf ein sympathisches Team, kurze Entscheidungswege und ein Arbeitsumfeld, in dem Verlässlichkeit, Eigenverantwortung und Zusammenarbeit großgeschrieben werden. Werden Sie als Executive Assistant & Office Manager (m/f/d), befristet auf 18 Monate (Elternzeitvertretung) in unserer Zentrale in Düsseldorf Teil der DIHAG Gruppe und sorgen Sie als zentrale organisatorische Schnittstelle dafür, dass Geschäftsführung, CFO und Büroalltag professionell unterstützt und koordiniert werden.

Aufgaben

In der Rolle als Executive Assistant & Office Manager (m/f/d) übernehmen Sie folgende Aufgaben:

• Proaktive und vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung und des CFO im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständige Organisation und Koordination des Assistenzbereichs
• Umfassendes Termin- und Kalendermanagement einschließlich Priorisierung, Abstimmung interner und externer Teilnehmender sowie vorausschauender Koordination von Terminverschiebungen und Folgeterminen
• Planung, Organisation und Buchung von Dienstreisen einschließlich Erstellung der Reiseunterlagen und Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsführungs-, Strategie- und Management-Meetings einschließlich Agendaabstimmung, Teilnehmerkoordination und Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung von Besprechungsprotokollen, Beschluss- und Aufgabenlisten sowie konsequentes Nachhalten vereinbarter Maßnahmen, Fristen und Rückmeldungen
• Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichten und sonstigen Managementunterlagen sowie Koordination und Konsolidierung erforderlicher Zuarbeiten
• Bearbeitung und Koordination der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Unterlagen, Anfragen und Unterschriftenläufen
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, CFO, unseren Werken und Tochtergesellschaften, Group Functions sowie externen Ansprechpartnern; Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses und termingerechter Rückmeldungen
• Organisation und Koordination des Bürostandorts Düsseldorf einschließlich Arbeitsplätzen, Zugängen, Hauspost, Dienstleistern und sonstigen administrativen Abläufen
• Organisation des Besucher- und Gästemanagements einschließlich Bewirtung, Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Koordination von Hauswirtschaft und Gebäudereinigung
• Zentrale Ansprechperson für administrative Geschäftsvorfälle im Team, insbesondere Dokumenten- und Vertragsmanagement, Ablageorganisation sowie Koordination interner Freigabe- und Unterschriftenprozesse
• Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen sowie Unterstützung bei Messeaktivitäten und ausgewählten Aufgaben der Unternehmenskommunikation
• Unterstützung bei vorbereitenden kaufmännischen Tätigkeiten, einschließlich einfacher Vertretungsarbeiten in der Finanzbuchhaltung und Vorbereitung der Verbuchung von Reisekosten in SAP
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie kurzfristiger Sonderthemen und Projekte im Umfeld der Geschäftsführung und des Düsseldorfer Standorts

Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Assistenz, Sekretariat oder Office Management
• Sie bringen praktische Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion mit
• Sie zeichnen sich durch ein sehr gutes Organisationsvermögen aus, setzen Prioritäten sicher und behalten auch bei parallelen Themen und kurzfristigen Anforderungen zuverlässig den Überblick
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert, sorgfältig und verbindlich und verfügen über ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion, absolute Zuverlässigkeit und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich
• Sie kommunizieren souverän und serviceorientiert und treten gegenüber Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Werken und externen Ansprechpersonen professionell auf
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil

Benefits

• Eine verantwortungsvolle Position in einer der führenden unabhängigen Gießereigruppen Europas
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit unmittelbarer Nähe zu Geschäftsführung und CFO
• Die Möglichkeit, die Zusammenarbeit und die administrativen Abläufe am Standort Düsseldorf aktiv mitzugestalten
• Kurze Entscheidungswege, ein kollegiales Arbeitsumfeld und eine sorgfältige Einarbeitung
• Eine leistungsgerechte Vergütung und 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Eine regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden
• Ein modernes Büroumfeld in Düsseldorf; mobiles Arbeiten ist nach Abstimmung möglich, soweit es die Aufgaben zulassen
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Eine gute Work-Life-Balance und ein verlässliches Arbeitsumfeld