Executive Assistant & Operations Manager (m/w/d)

Wir suchen keine klassische Assistenz.

Bei Stella Partners arbeitest du direkt mit der Geschäftsführung und sorgst dafür, dass unsere Projekte wirklich umgesetzt werden. Du hältst uns den Rücken frei, denkst mit, organisierst eigenständig und übernimmst Verantwortung – sowohl im Tagesgeschäft als auch vor Ort in unseren Objekten.

Ein zentraler Bestandteil deiner Rolle ist die operative Betreuung unserer LYV Apartments in Berlin-Neukölln . Das heißt: Du bist regelmäßig vor Ort, behältst den Überblick, erkennst Probleme früh und stellst sicher, dass alles reibungslos läuft.

Gleichzeitig unterstützt du uns im Hintergrund bei allem, was anfällt – von Organisation über Kommunikation bis hin zu operativen Themen rund um unsere Immobilienprojekte.

Aufgaben

• Direkte Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft – du hältst uns den Rücken frei, priorisierst Themen und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt
• Operative Betreuung unserer LYV Apartments in Berlin-Neukölln – regelmäßige Vor-Ort-Termine, Qualitätskontrolle, Identifikation und Lösung von Problemen
• Koordination externer Dienstleister (Reinigung, Technik, etc.) und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im laufenden Betrieb
• Eigenständige Organisation und Optimierung interner Prozesse – du erkennst Ineffizienzen und verbesserst Abläufe aktiv
• Kommunikation und Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Partnern, Dienstleistern und weiteren Beteiligten
• Unterstützung bei Immobilienprojekten – Überblick behalten, Themen nachverfolgen und Umsetzung sicherstellen
• Planung und Koordination von Terminen, Meetings und operativen Abläufen – strukturiert, effizient und vorausschauend
• Übernahme von Sonderprojekten – von Recherche bis Umsetzung, je nach Bedarf und Priorität

Qualifikation

• Du arbeitest extrem strukturiert und verlierst auch bei vielen parallelen Themen nie den Überblick
• Du bist proaktiv und wartest nicht auf Anweisungen , sondern erkennst selbst, was zu tun ist, und setzt es um
• Du hast ein starkes Verantwortungsgefühl und bringst Dinge zuverlässig zu Ende
• Du kommunizierst klar, direkt und professionell – intern wie extern
• Du hast bereits Erfahrung in einer operativen Rolle (z. B. Assistenz, Operations, Hospitality, Immobilien oder vergleichbar)
• Du bist bereit, regelmäßig vor Ort in unseren Apartments in Berlin-Neukölln zu sein
• Du bist pragmatisch und lösungsorientiert , statt dich in Problemen zu verlieren
• Du arbeitest sicher mit gängigen Tools (Google Workspace / Office, idealerweise erste Erfahrung mit digitalen Tools/Softwarelösungen)
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gutes Englisch in Wort und Schrift
• Du hast ein gutes Auge für Details und Qualität – dir fallen Dinge auf, die andere übersehen

Benefits

• Attraktive Vergütung mit Steigerungspotenzial
• Firmenwagen bei Bedarf
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und echte Einblicke in unternehmerische Entscheidungen
• Hohe Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum – du setzt nicht nur um, sondern gestaltest aktiv mit
• Abwechslungsreiche Rolle zwischen Office, Projektarbeit und operativem Betrieb vor Ort
• Direkter Einfluss auf den Erfolg unserer Apartments und Immobilienprojekte
• Schnelle Entscheidungswege und ein kleines, effizientes Team ohne Konzernstrukturen
• Klare Entwicklungsperspektive – bei guter Performance kannst du schnell mehr Verantwortung übernehmen (z. B. weitere Standorte)
• Flexible Arbeitsgestaltung (kein 100% Remote, aber kein starres Büro)
• Angenehme und gesunde Arbeitsatmosphäre