Executive Business Partner to CEO (m/w/d)

Als rechte Hand des CEO bist Du weit mehr als eine klassische Assistenz. Du hältst ihm im Tagesgeschäft den Rücken frei, denkst vorausschauend und bringst gleichzeitig wichtige strategische und bereichsübergreifende Themen voran. Du weißt, was wann gebraucht wird, stellst die richtigen Verbindungen her und sorgst dafür, dass aus Ideen konkrete nächste Schritte werden.

So machst DU den Unterschied

Geschäftliche Unterstützung

Organisations- und Projektunterstützung mit strategischem Fokus

• Du unterstützt den CEO bei der täglichen Steuerung des CEO-Office und behältst Prioritäten, Entscheidungsbedarfe und offene Themen im Blick.
• Du bereitest Informationen, Analysen, Präsentationen, Briefings und Entscheidungsvorlagen auf und unterstützt bei ausgewählten Themen auch inhaltlich.
• Du koordinierst den übergreifenden OGSM-Prozess und stellst eine strukturierte Planung, Abstimmung und Nachverfolgung sicher.
• Du begleitest ausgewählte CEO-Initiativen und bereichsübergreifende Themen von der Vorbereitung bis zur Umsetzung.
• Du unterstützt den SPGO und den Application Manager bei ausgewählten strategischen und bereichsübergreifenden Themen durch Koordination, Zuarbeit und Nachverfolgung.
• Du vernetzt den CEO mit Management, Holdingdirektoren, General Managern sowie weiteren internen und externen Ansprechpartnern und stellst einen effizienten Informationsfluss sicher.
• Du verantwortest die interne Kommunikation und sorgst für eine strukturierte und konsistente Weitergabe relevanter Informationen.

Administrative Assistenz & Office-Management

• Du organisierst das CEO-Office eigenständig und koordinierst Termine, Reisen, Korrespondenz und den täglichen Ablauf des CEO.
• Du planst Jahres- und Terminstrukturen und behältst Wiedervorlagen, Fristen und Follow-ups zuverlässig im Blick.
• Du bereitest Management- und Direktionssitzungen vor, stellst Unterlagen und Agenden zusammen, führst Protokoll und verfolgst Entscheidungen und To-dos nach.
• Du übernimmst die geschäftsführungsnahe Korrespondenz sowie die Kommunikation auf Deutsch und Englisch.
• Du kümmerst Dich um ausgewählte administrative Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Kreditkartenabrechnungen und weitere organisatorische Vorgänge.
• Du gehst mit vertraulichen Informationen und Unterlagen jederzeit diskret und verantwortungsvoll um.

Persönliche & private Unterstützung

• Du übernimmst ausgewählte persönliche und private organisatorische Aufgaben zur Entlastung des CEO.
• Du organisierst private Reisen, Termine und Buchungen für den CEO und seine Familie.
• Du koordinierst bei Bedarf familienbezogene Termine sowie weitere persönliche organisatorische Anliegen.
• Du steuerst die Kommunikation mit ausgewählten externen Dienstleistern und behältst auch im persönlichen Umfeld den Überblick.

Das zeichnet DICH aus

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium – idealerweise mit Erfahrung in Assistenz, Management, Kommunikation oder Hotelmanagement.
• Du bringst mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- oder vergleichbaren Schnittstellenfunktion mit, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene.
• Du denkst unternehmerisch, vorausschauend und lösungsorientiert und erkennst frühzeitig, was als Nächstes gebraucht wird.
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du kommunizierst souverän und sicher auf Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich. Niederländischkenntnisse sind von Vorteil.
• Du gehst mit vertraulichen Informationen diskret und verantwortungsvoll um und überzeugst durch Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Du verfügst über sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sowie eine hohe digitale Affinität.
• Du trittst professionell, verbindlich und souverän auf und bewegst Dich sicher im Austausch mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern.
• Du hast Freude daran, Verantwortung zu übernehmen, Themen selbstständig voranzutreiben und den CEO im Tagesgeschäft ebenso wie bei übergreifenden Themen zuverlässig zu unterstützen.

Darauf kannst DU zählen

• Du übernimmst Verantwortung: Eine zentrale und vielseitige Position mit direkter Zusammenarbeit mit dem CEO, viel Vertrauen und eigenem Gestaltungsspielraum.
• Du arbeitest abwechslungsreich: Dein Arbeitsalltag verbindet die Organisation des CEO-Office mit strategischen Themen, Projekten und persönlicher Unterstützung.
• Du entwickelst Dich weiter: Weiterbildungsmöglichkeiten für Deine fachliche und persönliche Entwicklung.
• Du profitierst von kurzen Entscheidungswegen: Direkte Kommunikation, schnelle Abstimmungen und eine hohe Flexibilität im Arbeitsalltag.
• Du erlebst echte Teamkultur: Freue Dich auf ein motiviertes Team sowie regelmäßige Team- und Firmenevents.
• Du erhältst exklusive Mitarbeiterrabatte: Vergünstigte Übernachtungen sowie attraktive Angebote über unsere Mitarbeiter-Benefits-App.
• Du genießt vergünstigte Verpflegung: Auch während Deiner Arbeitszeit.
• Du parkst kostenlos: Kostenlose Parkmöglichkeiten direkt vor Ort.

Van der Valk Deutschland GmbH
Krefelder Str. 169
47447 Moers

Ansprechpartner: Mareike Brüger - HR-Direktorin Deutschland