Executive Personal Assistant (d/m/w)

Aufgaben:

Als Executive Personal Assistant (d/m/w) bist Du zentrale Schnittstelle und organisatorischer Dreh‑ und Angelpunkt im direkten Umfeld des geschäftsführenden Gesellschafters. Du stellst sicher, dass geschäftliche wie private Themen effizient, strukturiert und absolut diskret gesteuert werden.

Durch Deine vorausschauende Arbeitsweise schaffst Du Freiraum für strategische Entscheidungen und trägst maßgeblich zur Effizienz der Geschäftsführung bei.

Organisation & Koordination

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Eigenständiges Priorisieren sowie aktives Vorantreiben relevanter Themen
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und Abläufen
• Strukturierte Kalendersteuerung sowie ganzheitliche Planung nationaler und internationaler Reisen

Meeting‑ & Entscheidungsmanagement

• Proaktive Vorbereitung und Steuerung von Terminen der Geschäftsführung inkl. verbindlicher Einholung und Strukturierung relevanter Inhalte bei allen Beteiligten
• Konsequente Nachverfolgung offener Punkte zur Sicherstellung effizienter und zielgerichteter Meetings

Kommunikation & Schnittstellenfunktion

• Zentrale Ansprechperson für interne Teams sowie externe Partner und Dienstleister
• Souveräne Koordination und Abstimmung zwischen Geschäftsführung und relevanten Stakeholdern

Events & Repräsentation

• Konzeption, Planung und Umsetzung interner und externer Veranstaltungen (z. B. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Roadshows, Business Talks, Jubiläen, Messen) sowie ausgewählter privater und repräsentativer Formate im In- und Ausland
• Organisation und Betreuung besonderer Anlässe (z. B. Business‑, Netzwerk‑ und kulturelle Veranstaltungen)

Administration & Prozesse

• Strukturierte Steuerung und Überwachung von Wiedervorlagen (digital & analog)
• Unterstützung im Vertragsmanagement sowie Prüfung und Freigabe von Rechnungen und laufenden Kosten
• Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe sowie kontinuierliche Optimierung von Prozessen

Direktion & besondere Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung in sensiblen und ausgewählten privaten Themen mit höchster Diskretion und Verlässlichkeit

Qualifikationen:

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder Chief‑Level Assistant auf Geschäftsführungsebene
• Hervorragende organisatorische und strukturelle Fähigkeiten
• Hohe Eigenständigkeit, Priorisierungskompetenz und vorausschauende Arbeitsweise
• Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit auf höchstem Niveau
• Souveränes Auftreten im Umgang mit Führungskräften, Geschäftspartnern und internationalen Kontakten
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie professioneller Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools sowie strukturierter Dokumentation

Was wir bieten:

• Einen modernen Arbeitsplatz mit einer gesunden Balance zwischen Professionalität und Lebensqualität
• Ein kollegiales Arbeitsklima in einem zukunftsorientierten Unternehmen
• Dynamische und vielseitige Aufgaben mit Raum für Eigenverantwortung und Gestaltung
• Eine offene Kommunikation und sehr gutes Miteinander
• Ein moderner Arbeitsplatz in Köln – zentral, lebendig und gut angebunden