Executive & Personal Assistant to CEO (m/w/d)

Abteilung Team: CEO

Primus steht an der Spitze moderner Immobilienentwicklung, gestaltet die Zukunft von Wohn- und Geschäftsgebäuden mit einem klaren Blick auf Nachhaltigkeit und Innovationsgeist. Mit einem motivierten und engagierten Team von 35 Kolleg: innen bieten wir neben den spannendsten Projekten der Stadt in den Bereichen Eigentums-, Mietwohnungs- und Gewerbeimmobilienbau ein spannendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld.

Unser Büro befindet sich im SILVA, einer hochmodernen PRIMUS-Immobilie in der Lietzenburger Straße 76, 10719 Berlin

Aufgaben und Verantwortung

Executive Assistant (Immobilien / Projektentwicklung)

Management Support und Organisation

• Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft
• Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Themen, Projekten und Fristen
• Erstellung von Präsentationen und ggf. Reports
• Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Management, Projektteams und externen Partnern

Projektbegleitung

• Organisation und Begleitung von Due-Diligence-Prozessen
• Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern
• Strukturierung und Verwaltung von projektbezogenen Unterlagen, Verträgen und Genehmigungen
• Eigenständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen und internen Abstimmungen
• Komplexes Termin- und Reisemanagement

Corporate Governance sowie interne Prozesse der Privatgesellschaften des CEOs

• Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (z. B. Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse)
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Beurkundungen, Vollmachten und Board-Unterlagen
• Mitwirkung bei internen Prozessen wie Budgetübersichten, Rechnungsfreigaben und Reporting

Personal Assistant (Privater Bereich des CEOs)

Private Administration und Organisation

• Strukturierung und Pflege privater Unterlagen und Dokumentationssysteme
• Vorbereitung und Koordination von Steuerunterlagen in Abstimmung mit dem Steuerberater
• Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und privaten Verpflichtungen

Immobilien- und Vermögensverwaltung

• Betreuung und Verwaltung privater Immobilien
• Koordination von Hausverwaltungen, Maklern, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern
• Überwachung von Fristen, Zahlungen und Wartungsmaßnahmen

Reise- und Terminmanagement

• Planung, Buchung und Organisation privater Reisen inklusive Logistik, Unterkunft und Ablaufplanung
• Abstimmung von privaten und geschäftlichen Terminen zur optimalen Zeitnutzung
• Buchung von VIP-Services (am Flughafen, Abholung etc.)
• Erstellung von Reiseplänen und Begleitunterlagen

Persönliche Unterstützung des CEOs und seiner Familie (Inland und Ausland)

• Unterstützung bei persönlichen organisatorischen Themen und Alltagsthemen
• Diskrete und vertrauensvolle Bearbeitung sensibler Angelegenheiten
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen

Sonstiges:

• Aktives Mitwirken beim internen Teambuilding und der konstruktiven Weiterentwicklung des Unternehmens.
• Aktive Einbringung bei der Optimierung interner Arbeitsprozesse.
• Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken. zu relevanten Geschäftspartnern- und Kontakten.
• Über 8 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auf Executive-Level
• Umfassende Expertise im Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen
• Nachweisliche Erfahrung in der Koordination bereichsübergreifender Projekte und strategischer Sonderthemen
• Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Entscheidungsvorlagen für das Management
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Priorisierungsfähigkeit in einem dynamischen Unternehmensumfeld
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Unser Team lebt von Vielfalt und Innovation
• Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket
• Arbeitgeberzuschuss zum Urban Sports Club