Executive & Personal Assistant to CEO (m/w/d)

Abteilung

CEO

Funktion

Executive & Personal Assistant to CEO

Aufgaben

Der / Die Executive & Personal Assistant to CEO hat folgende Aufgaben:

• Executive Assistant (Immobilien / Projektentwicklung)
  • Management Support und Organisation
  • Proaktive Unterstützung des CEOs im operativen Tagesgeschäft
  • Priorisierung, Koordination und Nachverfolgung von Themen, Projekten und Fristen
  • Erstellung von Präsentationen und ggf. Reports
  • Zentrale Schnittstelle zwischen CEO, Management, Projektteams und externen Partnern
• Projektbegleitung
  • Organisation und Begleitung von Due-Diligence-Prozessen
  • Koordination von Notaren, Steuerberatern, Rechtsanwälten und Finanzierungspartnern
  • Strukturierung und Verwaltung von projektbezogenen Unterlagen, Verträgen und Genehmigungen
• Kommunikation
  • Eigenständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Aufsichtsratssitzungen und internen Abstimmungen
  • Komplexes Termin- und Reisemanagement
• Corporate Governance sowie interne Prozesse der Privatgesellschaften des CEOs
  • Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Unterlagen (z. B. Handelsregister, Gesellschafterbeschlüsse)
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Beurkundungen, Vollmachten und Board-Unterlagen
  • Mitwirkung bei internen Prozessen wie Budgetübersichten, Rechnungsfreigaben und Reporting
• Personal Assistant (Privater Bereich des CEOs)
  • Private Administration und Organisation
  • Strukturierung und Pflege privater Unterlagen und Dokumentationssysteme
  • Vorbereitung und Koordination von Steuerunterlagen in Abstimmung mit dem Steuerberater
  • Verwaltung von Verträgen, Versicherungen und privaten Verpflichtungen
• Immobilien- und Vermögensverwaltung
  • Betreuung und Verwaltung privater Immobilien
  • Koordination von Hausverwaltungen, Maklern, Handwerkern und sonstigen Dienstleistern
  • Überwachung von Fristen, Zahlungen und Wartungsmaßnahmen
• Reise- und Terminmanagement
  • Planung, Buchung und Organisation privater Reisen inklusive Logistik, Unterkunft und Ablaufplanung
  • Abstimmung von privaten und geschäftlichen Terminen zur optimalen Zeitnutzung
  • Buchung von VIP-Services (am Flughafen, Abholung etc.)
  • Erstellung von Reiseplänen und Begleitunterlagen
• Persönliche Unterstützung des CEOs und seiner Familie (Inland und Ausland)
  • Unterstützung bei persönlichen organisatorischen Themen und Alltagsthemen
  • Diskrete und vertrauensvolle Bearbeitung sensibler Angelegenheiten
  • Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen
• Sonstiges
  • In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten
  • Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen- und Kontakten
  • Aktives Mitwirken beim internen Teambuilding
  • Einbringung und Förderung von Sonderthemen wie neue IT-Lösungen, neue Technologien, Optimierung von Strukturen und Prozessen etc.

Ihr Profil

• Über 8 Jahre Erfahrung in der direkten Unterstützung der Geschäftsführung auf Executive-Level
• Umfassende Expertise im Termin-, Reise- und Kalendermanagement sowie in der Organisation von Meetings und Veranstaltungen
• Nachweisliche Erfahrung in der Koordination bereichsübergreifender Projekte und strategischer Sonderthemen
• Erstellung professioneller Präsentationen, Berichte, Protokolle und Entscheidungsvorlagen für das Management
• Ausgeprägte Organisationsstärke, Diskretion und Priorisierungsfähigkeit in einem dynamischen Unternehmensumfeld

Wir bieten

• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe
• Unser Team lebt von Vielfalt und Innovation
• Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket
• Arbeitgeberzuschuss zum Urban Sports Club
• Betriebliche Altersvorsorge