Executive-/ & Team Assistant m/w/d

Deine Rolle bei New Wave

Als Executive-/ & Team Assistant bist du eine zentrale Schnittstelle im Unternehmen. Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft, hältst operative Themen zusammen und sorgst dafür, dass interne Abläufe, externe Kommunikation und administrative Prozesse zuverlässig funktionieren.

Die Rolle ist bewusst hybrid angelegt: Sie kombiniert klassische Executive-Assistant-Aufgaben mit operativer Koordination, Prozessorganisation und Kommunikation mit Lieferanten, Dienstleistern, Behörden und internen Ansprechpartnern.

Wir suchen keine reine Terminassistenz, sondern eine Person mit einem klaren „zwei Schritte voraus“-Mindset und proaktiver Einstellung: Du erkennst, was gebraucht wird, bevor es liegen bleibt. Du bringst Struktur in Themen, hältst Fristen nach und sorgst durch dein Verantwortungsgefühl dafür, dass Projekte umgesetzt werden und die Maschine läuft.

Aufgaben

Steuerung und Optimierung interner Abläufe:

Du unterstützt bei der Organisation und Koordination interner Prozesse und stellst sicher, dass interne Projekte, Aufgaben, Zuständigkeiten und nächste Schritte klar definiert sind. Dabei übernimmst du auch eigenständig Verantwortung für Optimierungsprojekte.

Kommunikation mit Partnern und Behörden:

Du übernimmst die verbindliche Kommunikation mit Partnern wie Versicherern, Behörden, Dienstleistern und weiteren externen Ansprechpartnern – schriftlich wie telefonisch. Dabei vertrittst du New Wave professionell, lösungsorientiert und mit dem richtigen Gespür für Tonalität.

People-Projekte:

Du wirkst an organisatorischen Initiativen mit und übernimmst eigenständig verschiedenste administrative HR-Aufgaben und -Projekte.

Dokumentation und Fristenkontrolle:

Du stellst sicher, dass Unterlagen vollständig, sauber abgelegt und jederzeit auffindbar sind. Gleichzeitig behältst du Fristen, Wiedervorlagen und To-dos im Blick und erarbeitest proaktiv an nächsten Schritten.

Reise- und Logistikmanagement:

Du koordinierst effiziente Reiseplanungen einschließlich nationaler und internationaler Reisepläne sowie Spesenmanagement.

Kultur- und Teamrituale:

Du leitest die Planung und Umsetzung von Teammeetings, Social Events und Offsites, um unsere lebendige Teamkultur zu stärken.

Qualifikation

Berufserfahrung: Du bringst umfassende Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder bist Quereinsteiger(in) fühlst dich aber in einem dynamischen, idealerweise kreativen Umfeld zu Hause und verfügst über einen nachweisbaren betriebswirtschaftlichen Hintergrund oder Erfahrungen in den genannten Tätigkeitsschwerpunkten.

Kommunikationsstärke auf Deutsch und Englisch: Du drückst dich klar, sicher und professionell aus – sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch. Das hilft dir dabei, interne Themen sauber zu koordinieren, lokale Anforderungen zu verstehen und mit internationalen Ansprechpartnern souverän zusammenzuarbeiten.

Schnelles Denken und flexible Arbeitsweise: Du findest dich schnell in neue Sachverhalte ein, erkennst Zusammenhänge und brauchst nicht für jeden Schritt eine ausführliche Anleitung. Auch wenn sich Prioritäten verändern oder es einmal hektisch wird, bleibst du ruhig, strukturiert und handlungsfähig.

Organisation und Stakeholder-Management: Du kannst mehrere Themen, Ansprechpartner und Projekte gleichzeitig im Blick behalten. Dabei arbeitest du sorgfältig, verbindlich und mit einem hohen Anspruch an Details, Qualität und Nachverfolgung.

Sicherer Umgang mit digitalen Tools: Du arbeitest routiniert mit Google Workspace und Microsoft Office und nutzt digitale Tools selbstverständlich, um Themen effizient zu organisieren und sauber zu dokumentieren.

Vertraulichkeit und Professionalität: Du weißt, dass in dieser Rolle sensible Informationen, vertrauliche Themen und interne Entscheidungen zusammenlaufen. Entsprechend handelst du zuverlässig, diskret und professionell.

Benefits

Faire Vergütung und Wertschätzung deiner Zeit: Wir bieten dir eine leistungsgerechte Bezahlung und eine faire Regelung zur Vergütung von Überstunden. Uns ist wichtig, dass Einsatz, Verantwortung und zusätzliche Zeit auch entsprechend anerkannt werden.

Mobilität in Berlin: Nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit unterstützen wir dich mit einem Zuschuss BVG-Firmenticket, damit du flexibel und unkompliziert in Berlin unterwegs bist.

Sicherheit für die Zukunft: Nach einer entsprechenden Betriebszugehörigkeit bieten wir dir die Möglichkeit einer betrieblichen Altersvorsorge. So möchten wir nicht nur an das Heute, sondern auch an deine langfristige Perspektive denken.

Flexibilität im Arbeitsalltag: Mit Gleitzeit und einer definierten Kernarbeitszeit schaffen wir einen Rahmen, der Verlässlichkeit im Team mit persönlicher Flexibilität verbindet.

Ein Team, das sich auf dich freut: Dich erwartet ein engagiertes, inspirierendes und herzliches Team aus Menschen, die mit Leidenschaft, handwerklichem Können und kreativer Energie an gemeinsamen Projekten arbeiten.