Finance & Contract Operations Manager (m/w/d) – B2B SaaS

Finance & Contract Operations Manager (m/w/d) – B2B SaaS in Bochum

Wir sind KEVOX, ein familiengeführtes Software-Unternehmen aus Bochum. KEVOX ist das digitale Klemmbrett für Prüfungen, Wartungen und Dokumentationspflichten. Wir helfen seit 2010 Unternehmen, aus der Papierwelt in die Gegenwart zu kommen und machen sie damit sicherer. Bei uns übernimmst du Verantwortung, die spürbar ist: in Vollzeit oder Teilzeit ab 30 Stunden pro Woche.

Deine Mission: Als Finance & Contract Operations Manager (m/w/d) steuerst du eigenverantwortlich zwei Bereiche, die direkt den Unternehmenserfolg beeinflussen: sauberes Rechnungswesen und lückenloses Vertragsmanagement. Du arbeitest eng mit Geschäftsführung und Vertrieb zusammen, denkst Prozesse weiter und bringst von Anfang an eigene Ideen ein.

Deine Aufgaben:

• Rechnungswesen: Du erstellst Rechnungen präzise und termingerecht, buchst Zahlungseingänge und steuerst den Monatsabschluss und das Mahnwesen eigenständig.
• Vertragsmanagement & ERP: Du legst digital Neukundenverträge an, verlängerst Bestandsverträge proaktiv und pflegst Lizenzen, Konten und Stammdaten laufend im ERP-System. Du erkennst, wo Prozesse besser werden können, und machst konkrete Vorschläge zur Optimierung.
• Kundenkommunikation: Du bist direkte Ansprechperson für Kunden bei Rückfragen zu Rechnungen und Verträgen, egal ob per E-Mail oder Telefon. Du kommunizierst klar, verbindlich und auf Augenhöhe mit unseren Kunden.

Dein Profil:

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung im Rechnungswesen, Controlling-Umfeld oder in der Vertragsadministration – Mid- oder Senior-Level
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit mindestens einer Rechnungs- oder Buchhaltungslösung (z. B. Lexware, DATEV, sevDesk)
• Sehr sicherer Umgang mit Excel: Tabellen, Filter, einfache Formeln gehören für dich zum Alltag
• Du arbeitest strukturiert, priorisierst eigenständig und bringst Themen zu Ende – auch wenn sich die Anforderungen zwischendurch ändern
• Du kommunizierst schriftlich auf sehr hohem Niveau und beherrschst Deutsch auf Muttersprachenniveau
• Nice-to-have: Erfahrung in einem SaaS- oder Software-Unternehmen. Du kennst digitale Arbeitsumgebungen und hast Lust, in einem wachsenden Software-Unternehmen mitzuwachsen.

Deine Benefits:

• Verantwortung mit echtem Impact: Du verantwortest Rechnungswesen und Vertragsmanagement in einem Softwareunternehmen. Dadurch hast du direkten Einfluss auf Prozesse, Qualität und Kundenzufriedenheit.
• Mitgestalten statt ausführen: Bei uns zählt die Idee, nicht der Titel. Du bringst Verbesserungen ein und siehst, was daraus wird.
• Teilzeit und Vollzeit zwischen 30 - 38 Stunden möglich: wir besprechen deinen Einstieg gemeinsam.
• Strukturiertes Onboarding: Transparente und individuelle Einarbeitung, Buddy und Mentor an deiner Seite und regelmäßige Feedbacktermine.
• Attraktiver Standort in Bochum: Büro mit Aussicht über das Ruhrgebiet im Exzenterhaus Bochum – direkte Anbindung an Nah- und Fernverkehr (U-Bahn unter dem Haus, Bochumer Hauptbahnhof vor der Tür).
• Nachhaltig unterwegs: Wir bezuschussen dein Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.
• Flexibilität & Freizeit im Einklang: 38‑Stunden‑Woche in Vollzeit & 30 Tage Urlaub (inkl. Jokertage), kurzer sowie optionaler Remote‑Arbeitstag am Freitag.
• Weitere Benefits: Mitarbeiterrabatte für Shopping & Freizeit, flache Hierarchien, regelmäßige Feelgood‑Meetings und Feedback‑Gespräche, sowie tolle Team‑Events.