Finance & HR Admin Manager

Übersicht

Wir suchen einen Finance & HR Admin Manager für unser Berliner Team. Der ideale Kandidat arbeitet funktionsübergreifend, baut wesentliche Infrastrukturen auf und sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft. Diese Stelle ist verantwortlich für die finanzielle Compliance, das Finanzmanagement sowie für den HR-Betrieb in einer werteorientierten, internationalen gemeinnützigen Organisation.

Hauptaufgaben – Finanzmanagement

• Leitung des Finanzmanagements der Organisation sowie Gewährleistung von Transparenz, Compliance und Nachhaltigkeit
• Oversight der Budgetierungsprozesse in Zusammenarbeit mit dem/der Deputy Director; Überwachung von Organisations- und Projektbudgets mit regelmäßiger Finanzanalyse und -prognose
• Erstellung von Finanzberichten für Geschäftsführung, Vorstand und Geldgeber
• Koordination des Jahresabschlusses gemeinsam mit dem/der Buchhalter/in und als Hauptansprechperson für externe Prüfer/innen und Steuerberater/innen
• Betreuung und Anleitung des/der Buchhalters/in sowie Sicherstellung der Einhaltung von Buchhaltungsstandards, Beschaffungsverfahren und internen Finanzkontrollen
• Nachhaltige Sicherstellung der Einhaltung des deutschen und niederländischen Gemeinnützigkeitsrechts, des deutschen Arbeitsrechts sowie der Geberauflagen

Hauptaufgaben – HR-Administration

• Eigenverantwortliche Verwaltung aller HR-Admin-Aufgaben, einschließlich Vertragsgestaltung, Koordination der Gehaltsabrechnung mit externem Dienstleister, Pflege von Personalakten und Einhaltung gesetzlicher Fristen
• Pflege des HR-Handbuchs und interner Richtlinien im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht
• Koordination von Rekrutierungsprozessen, Onboarding und Offboarding
• Unterstützung und Weiterentwicklung von Leistungsbeurteilungs- sowie Mitarbeiteranerkennungsprozessen
• Beratung von Linienvorgesetzten und Weiterleitung sensibler Themen an die Geschäftsleitung
• Beitrag zur Organisationsentwicklung, Mitarbeiterengagement-Initiativen und Teamwohlbefinden (z. B. Befragungen, Veranstaltungen, interne Wissensaustausch‑Formate)

Qualifikationen – Anforderungsprofil

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Finanzmanagement auf Managementebene, idealerweise mit einem Universitätsabschluss in Finanzen; ein Masterabschluss wird bevorzugt
• Muttersprachliches Deutsch und fließendes Englisch (Verwendung von Deutsch für die Kommunikation mit Finanzbehörden, Prüfer/innen und Dienstleistern)
• Fundierte Kenntnisse des deutschen Finanz‑, Steuer‑ und Arbeitsrechts
• Erfahrung in der Verwaltung und Überwachung von Buchführungsprozessen, Budgetierung und Zusammenarbeit mit externen Prüfer/innen
• Bereitschaft und Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Übernahme der vollständigen HR‑Funktion (Management und Administration)
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Klare Kommunikationsfähigkeit und Kompetenz zur Beratung der Geschäftsleitung
• Übereinstimmung mit den Werten von Tactical Tech hinsichtlich Diversität, Inklusion und Respekt
• Genaue Wohnsitzadresse in Berlin sowie eine gültige Arbeitserlaubnis für Deutschland
• Fähigkeit, mindestens drei Tage pro Woche im Büro in Publix (Neukölln) zu arbeiten

Wünschenswerte Zusatzqualifikationen

• Erfahrung in einer gemeinnützigen Organisation, insbesondere im deutschen Regulierungsrahmen (z. B. gGmbH)
• Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden (z. B. Buchhalter/innen oder Verwaltungsrollen)
• Vertrautheit mit der Budgetierung und Berichterstattung von drittmittelfinanzierten Projekten

Benefits

• Vollzeitstelle mit 12‑Monats‑Vertrag und Verlängerungsmöglichkeit
• Wettbewerbsfähiges Gehalt im NGO‑Sektor Berlin, Gehaltsband 4 (46.000 €)
• Internationales, lebendiges und kooperatives Teamumfeld
• Gelebte Diversität und Inklusion, flexible Arbeitszeitgestaltung und zentral gelegenes Berliner Büro
• Ausgezeichnete Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Mitwirkung an Projekten mit globalem Wirkungsanspruch