HR Operations Specialist (m/w/d)

Die bilstein group ist ein weltweit führender Anbieter im Bereich des freien Ersatzteilmarktes für PKW und NKW-Modelle mit einem Sortiment von über 90.000 Teilen. Durch unser Netzwerk von mehr als 20 internationalen Tochtergesellschaften und Präsenzen in über 170 Ländern zählen wir zu den maßgeblichen Akteuren auf globaler Ebene in diesem Marktsegment. Unsere rund 3.100 Mitarbeitenden, welche sich auf unsere nationalen Standorte in Ennepetal, Wuppertal, Frechen, Gelsenkirchen und Durmersheim sowie unsere internationalen Standorte verteilen, erwirtschaften einen jährlichen Umsatz von rund 1,36 Milliarden Euro.

Als HR Operations Specialist (m/w/d) übernimmst du eine zentrale administrative Position entlang des gesamten Employee Lifecycles und unterstützt aktiv unserer HR Prozesse. Du verantwortest sensible Daten und hast die Möglichkeit, dich in dieser vielseitigen Rolle am Standort in Gelsenkirchen einzubringen und das Team tatkräftig vor Ort zu unterstützen.

• Personaladministration & Dokumentenerstellung: Erstellung und Verwaltung aller personalrelevanten Unterlagen (z. B. Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen) sowie Pflege der digitalen Personalakten
• Betreuung des Employee Life Cycles: Administrative Umsetzung sämtlicher personeller Veränderungen inkl. Onboarding-Prozesse, Probezeitbeurteilungen und Systempflege
• Fristen- & Prozesssteuerung: Überwachung von Fristen, Rückläufen und Koordination mit internen HR-Schnittstellen (z. B. Payroll, HRBP)
• Mitarbeiterbetreuung & Services: Ansprechpartner für Mitarbeitende (z. B. Benefits, Anfragen) sowie Unterstützung der HR Business Partner im Tagesgeschäft
• Koordination & Optimierung: Organisation von Terminen (z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, BEM) und Mitwirkung an HR-Projekten zur Prozessoptimierung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Schwerpunkt Personal

• Mehrjährige Berufserfahrung in der kaufmännischen Administration oder im HR Service Umfeld

• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP HCM sowie idealerweise Atoss

• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise

• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Daten

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

• Als familiengeführtes und wachsendes Unternehmen bieten wir Ihnen einen sicheren und krisenfesten Arbeitsplatz
• Eine gute Work-Life-Balance durch eine 38,5 Stundenwoche, mobiles Arbeiten und 30 Tage Urlaub
• Ein attraktives Gehaltspaket, welches durch Urlaubs- und Weihnachtsgeld, eine Erfolgsbeteiligung, eine Mitarbeiterkapitalbeteiligung sowie attraktive Mitarbeiterrabatte abgerundet wird
• Individuell auf Sie zugeschnittene fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ihr Auto ist defekt? Bei uns erhalten Sie Rabatt auf Ihre KFZ-Ersatzteile
• Lieber mit dem Rad unterwegs? Nutzen Sie unser attraktives Bike-Leasing-Angebot
• Oder doch lieber mit der Bahn? Wir bieten einen Zuschuss zum Deutschlandticket