Inhouse Sales Coordinator (m/w/d)

Die Hytera Communications Corporation Limited ist ein weltweit führender Anbieter von Technologien und Lösungen für die kritische Kommunikation. Das 1993 in China gegründete Unternehmen hat es sich zur Aufgabe gemacht, Organisationen weltweit die wertvollsten und benutzerorientiertesten Lösungen anzubieten, um den Anforderungen ihrer modernen Belegschaft gerecht zu werden.

Wir suchen einen Inhouse Sales Koordinator (m/w/d)

Diese Position unterstützt das europäische Geschäft mit einem starken Fokus auf Umsatzwachstum im deutschen Markt. Das Auftragsbearbeitungsteam befindet sich im Wandel: von passiver Auftragsabwicklung hin zu proaktiver Kundenbetreuung, einschließlich Auftragsverfolgung, Nachfassen und Empfehlung von Alternativprodukten zur Förderung des Geschäftswachstums. Prozessoptimierungen werden implementiert, um die Auftragsabwicklung zu beschleunigen.

Dies ist eine kundenorientierte Position im Bereich der internen Vertriebskoordination, keine reine administrative Backoffice Tätigkeit. Sie haben vollen Einblick in den gesamten Vertriebsprozess und den Auftragsstatus in Echtzeit. Sie kommunizieren direkt mit Kunden zur Auftragsverfolgung und Nachbearbeitung. Bei unzureichendem Lagerbestand schlagen Sie proaktiv alternative Produktoptionen vor. Sie optimieren die Arbeitsabläufe des Auftragsbearbeitungsteams und unterstützen dessen Transformation von passiver Auftragsannahme hin zu proaktiver Kundenansprache zur Umsatzsteigerung. Sie benötigen ein europäisches Geschäftsverständnis, die Fähigkeit, sich an die deutsche Kundenkommunikation anzupassen, und Verständniss für

die Optimierung der Kundeninteraktion und der Auftragsabwicklungsgeschwindigkeit.

Hauptverantwortlichkeit

• Eigenverantwortliche Auftragsabwicklung für europäische Kunden (Schwerpunkt: deutsche Kunden). Überwachung von Auftragsbestätigung, Lagervorbereitung, Versand und Lieferung sowie proaktive Information der Kunden über den Auftragsstatus.
• Proaktiv offene Aufträge und qualifizierte Verkaufschancen verfolgen; Kunden zum Abschluss von Bestellungen drängen, um zur Erreichung der regionalen Umsatzziele beizutragen.
• Bei Warenengpässen sollten proaktiv geeignete Alternativmodelle oder -lösungen auf Basis von Produkt- und Bestandsdaten empfohlen werden, um Geschäftsverluste zu minimieren .
• Kundenanfragen und lieferungsbezogene ‑Reklamationen bearbeiten. Mit den internen Vertriebs-, Logistik- und Lieferkettenteams zusammenarbeiten, um Kundenprobleme effizient zu lösen und die Kommunikationsleistung zu verbessern.
• Europäische Geschäftskonventionen und ‑die Logik der Kundenkommunikation verstehen. Kundeninteraktionen lokal angepasst gestalten und solide Kundenbeziehungen pflegen.
• Meistern des gesamten ‑Prozess von der Bestellung bis zum Versand. Kontinuierliche Überwachen des gesamten Auftragsbestand, Identifizierung von Engpässe und erkennen der Hauptursachen von Verzögerungen.
• Analysieren der bestehenden Arbeitsabläufe im Auftragsteam, erkennen von Ineffizienzen und Erstellung von Optimierungsvorschlägen, Umsetzung von Verbesserungen um die gesamten Auftragsdurchlaufzeiten zu verkürzen.

Aufgaben:

• DasAuftragsbearbeitungsteam transformieren: Das Verhalten des Teams von passiver Transaktionsverarbeitung hin zu proaktiver Kundenansprache, Auftragsverfolgung und der Erschließung von Geschäftsmöglichkeiten verändern, um die Umsatzsteigerung zu unterstützen.
• Erstellen Sie regelmäßig Berichte über den Auftragsstatus, die Kundenbetreuung ‑, Engpässe und die Ergebnisse von Prozessverbesserungen zur Überprüfung durch das Management.

2. Vertriebsausrichtung und CRM-Datenverwaltung

• Arbeiten Sie eng mit den Außendienstmitarbeitern zusammen, übernehmen Sie die Verantwortung für ‑die Nachbearbeitung auf Kundenseite, stimmen Sie sich über Verkaufschancen und Auftragserwartungen ab und sorgen Sie für konsistente interne und externe Informationen.
• Pflegen Sie die CRM-Datensätze sorgfältig: Protokollieren Sie alle Kundeninteraktionen, Folgeaktionen ‑, den Bestellstatus und Gespräche über Alternativprodukte, um die vollständige Nachverfolgbarkeit der Vertriebspipeline zu gewährleisten.
• Qualifizierung eingehender Kundenanfragen, Unterstützung bei der Weiterleitung von Anfragen ‑und Übergabe vielversprechender Interessenten an die Außendienstteams.

3. ‑Funktionsübergreifende Zusammenarbeit

• Arbeiten Sie mit den Teams aus den Bereichen Logistik, Lieferkette, Produktentwicklung und Vertrieb zusammen, um Engpässe bei Bestellungen – wie beispielsweise Bestandsengpässe und Probleme mit Lieferterminen – zu beheben und so eine zügige Auftragsabwicklung zu ermöglichen.
• Praktische Erfahrung im B2B-Kundenmanagement, der Auftragsverfolgung und im Vertriebssupport. Fundiertes Verständnis von Vertriebsprozessen von A bis Z. Erfahrung in der proaktiven Kundenansprache und der Empfehlung von Alternativprodukten bei begrenzten Lagerbeständen ist von Vorteil.
• Nachweisliche Kompetenz in Prozessanalyse und -optimierung: Fähigkeit, operative Engpässe zu identifizieren und Verhaltens sowie Prozessverbesserungen voranzutreiben. Erfahrung mit Teamtransformationsprojekten ist von Vorteil.
• CRM-Kenntnisse: Sage CRM bevorzugt oder vergleichbare Systeme wie Salesforce oder SAP (Bereitschaft zum schnellen Erlernen von Sage und LMS erforderlich). Gute Excel-Kenntnisse für die Geschäftsdatenanalyse und Berichtserstellung.
• Hervorragende Multitasking Fähigkeiten: Gleichzeitige Bearbeitung eines hohen Volumens an Kunden Follow-ups, Optimierung interner Prozesse und abteilungsübergreifender Aufgaben. Detailorientiert und ergebnisorientiert, mit Fokus auf Auftragsabschluss und Umsatzwachstum.
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten; Fähigkeit, Kundenerwartungen zu managen und gleichzeitig die Gegebenheiten der internen Lieferkette zu berücksichtigen.

Für die Einstellung ist erforderlich, dass spätestens zum tatsächlichen Beschäftigungsbeginn eine gültige Berechtigung zur Aufnahme der vorgesehenen Beschäftigung in Deutschland vorliegt, soweit eine solche Berechtigung nach dem jeweiligen Aufenthalts- oder Beschäftigungsstatus erforderlich ist. Der entsprechende Nachweis ist spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit vorzulegen. Die Position ist am Standort Pulheim angesiedelt und erfordert regelmäßige Präsenz vor Ort. Eine Arbeitsleistung aus dem Ausland ist für diese Position nicht vorgesehen. Das Unternehmen übernimmt für diese Position derzeit keine aktive Begleitung von Visa-, Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnisverfahren und keine Kosten im Zusammenhang mit solchen Verfahren. Gesetzlich vorgeschriebene Mitwirkungs-, Prüf-, Dokumentations- und Informationspflichten des Arbeitgebers bleiben hiervon unberührt. Bewerbungen von Personen, die die erforderliche Berechtigung zur Aufnahme der vorgesehenen Beschäftigung in Deutschland bis zum Beschäftigungsbeginn eigenständig sicherstellen können, sind ausdrücklich willkommen.

5 Tage Onsite, kein Homeoffice

Verhandlungssicheres Deutsch (C1) für die direkte Kundenkommunikation sowie verhandlungssicheres Englisch. Kenntnisse der europäischen Geschäftskultur und den Abläufen im Kundenkontakt.

Arbeitsort in 50259 Pulheim, Deutschland.