Kaufmännische Assistenz (m/w/d) der Bauabteilung

Im Alleinauftrag und zur Vermittlung in eine Festeinstellung suchen wir für ein familiengeführtes Hamburger Immobilienunternehmen eine engagierte kaufmännische Assistenz (m/w/d) für die Bauabteilung in Vollzeit.

Unser Mandant entwickelt, plant und realisiert seit über 30 Jahren vor allem Wohn- und Logistikimmobilien für den eigenen Bestand und baut aktuell einen umfangreichen Wohnungsbestand im Großraum Hamburg sowie in weiteren Metropolregionen auf. Sie erwartet ein stabiles, wertschätzendes Umfeld mit spannenden Bauprojekten, kurzen Entscheidungswegen und attraktiven Entwicklungsperspektiven im Herzen Hamburgs.

Was Sie erwarten können

• Unbefristete Festanstellung in einem wirtschaftlich starken, wachsenden Immobilienunternehmen
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld mit spannenden Bau- und Bestandsprojekten
• Persönliche und partnerschaftliche Zusammenarbeit in einem familiär geprägten Team
• Individuelle Entwicklungschancen und leistungsgerechte Vergütung
• Moderner Arbeitsplatz in bester Innenstadtlage nahe Hafen und Michel (U-Bahn Baumwall/Elbphilharmonie bzw. Landungsbrücken)
• Übernahme der Kosten für das Deutschlandticket
• Regelmäßige Team-Events und Baustellenbesichtigungen
• Kostenlose Getränke, Kaffee, frisches Obst sowie monatliche Verpflegungsgutscheine

Ihre Aufgaben

• Kaufmännische und organisatorische Unterstützung der Bau- und Projektleitung in allen Projektphasen
• Steuerung und Pflege der gesamten Projektkorrespondenz inkl. Ablage, Dokumenten- und Ordnerstruktur
• Beantragung und Verwaltung behördlicher Genehmigungen (z. B. Überfahrten, Ausgabescheine, Einleitgenehmigungen, Sondernutzungen)
• Koordination und Überwachung des Mängelmanagements sowie Unterstützung bei Medientrennungen und Erschließung
• Organisation der Baustellenkommunikation mit Versorgern, Behörden, Dienstleistern und internen Schnittstellen
• Zusammenstellung von Revisionsunterlagen sowie Unterlagen für Zertifizierungen in Abstimmung mit Architekten
• Erstellung und Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen sowie Mitarbeit bei Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Bezug zu Immobilien, Bau oder Handwerk, z. B. zur Bürokauffrau/-mann oder Immobilienkauffrau/-mann
• Erfahrung in der Baubranche, im Handwerk oder in immobiliennahen Unternehmen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Outlook und Excel
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise
• Unternehmensorientiertes Denken, hohe Lernbereitschaft und Verantwortungsbewusstsein
• Präzise, zielorientierte Arbeitsweise und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Projektbeteiligten
• Wunsch, sich fachlich weiterzuentwickeln und perspektivisch zusätzliche Aufgaben im Projekt- und Assistenzbereich zu übernehmen