Kaufmännische Sachbearbeitung für Projektassistenz (m/w/d) - Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH

Das gemeinnützige Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH (IKPF) ist Träger des Umbrella Consortium for Assessment Networks (UCAN) und unterstützt über 100 Kooperationspartner - darunter Fakultäten, Ärztekammern, Fachgesellschaften und weitere Institutionen - bei der Vorbereitung, Qualitätssicherung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen.
Unsere Projekte dienen dem Ziel, den Workflow von der Erstellung bis zur Evaluation von Prüfungen zu verbessern sowie Lehr- und Prüfungsbeauftragte in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Darüber hinaus arbeiten wir an diversen Projekten zur Förderung der ärztlichen Gesprächsführung und interprofessionellen Kommunikation und Zusammenarbeit in der medizinischen Aus-, Weiter- und Fortbildung mit.
Zur Verstärkung unserer Abteilung Forschung und Entwicklung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine Kaufmännische Sachbearbeitung für Projektassistenz (m/w/d)
in Vollzeit.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet.
Ihre Aufgaben:
Organisatorische und administrative Unterstützung der Projektleitung
Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination von Besprechungen
Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten
Erstellung, Formatierung, Vervielfältigung und Versand von Unterlagen
Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Sitzungen, Veranstaltungen und Projekttreffen
Protokollierung von Besprechungen sowie Nachverfolgung von Ergebnissen und offenen Aufgaben
Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz per E-Mail und Telefon
Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und weiteren externen Ansprechpartnern
Pflege und Ablage von Dokumenten sowie Erstellung von Übersichten, Checklisten und Dokumentationen
Unterstützung bei der Koordination und Nachverfolgung von Drittmittelprojekten
Mitarbeit bei der Optimierung bestehender Abläufe und Prozesse
Ihr Profil:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung in der Assistenz, Verwaltung oder Projektkoordination von Vorteil
Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine sorgfältige Arbeitsweise
Kommunikationsstärke, freundliches Auftreten und Teamfähigkeit
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere mit Excel, Word und Outlook
Erfahrung in der Pflege, Strukturierung und Auswertung von Excel-Listen und Übersichten
Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Was wir Ihnen bieten:
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und kollegialen Team
Eigenverantwortliches Arbeiten mit viel Gestaltungsspielraum und der Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
Spannende Aufgaben in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld
Eine offene Arbeitsatmosphäre, in der Zusammenarbeit Freude macht
Flexible und moderne Arbeitszeiten sowie zeitgemäße Arbeitsformen
Eine Vergütung angelehnt an den TV-L, je nach persönlicher Qualifikation bis Entgeltgruppe E 8
Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung (inklusive vollständiger Unterlagen mit Bewerbungsanschreiben) bis zum an das

Institut für Kommunikations- und Prüfungsforschung gGmbH
Prof. in Dr. in med. Jana Jünger, MME
Wieblinger Weg 92a
69123 Heidelberg
oder per Mail (bitte zusammengefasst als eine PDF-Datei) an Frau Hedwig Guski :
E-Mail:
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Die vertrauliche Behandlung der Bewerbungsunterlagen und deren datenschutzrechtlich sichere Vernichtung wird zugesichert.
Erstinformation zum Datenschutz über unsere Verarbeitung der Daten von Bewerber*innen nach Art. 13 DS-GV finden Sie unter:
Punkt 13