Kaufmännische:r Mitarbeiter:in (all genders) – Interne Services

Kaufmännische:r Mitarbeiter:in (all genders) – Interne Services

40211 Düsseldorf Festanstellung Veröffentlicht:

In dieser Position unterstützen Sie die internen Abläufe ganzheitlich und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Sie agieren als organisatorische Schnittstelle und stellen sicher, dass zentrale Prozesse effizient, strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden – von administrativen Themen über kaufmännische Abläufe bis hin zu Sonderprojekten.

Operative Organisation & interne Abläufe

• Koordination zentraler interner Prozesse sowie erste Ansprechperson für organisatorische Fragestellungen
• Organisation und Begleitung von Onboardings, inklusive IT‑Zugängen und externer Dienstleister
• Schnittstellenfunktion zu IT‑, Datenschutz‑ und Arbeitssicherheitspartnern
• Strukturierte Dokumenten‑, Vertrags‑ und Ablageorganisation
• Planung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen
• Termin‑ und Kalenderkoordination für Geschäftsführung und Teams
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings
• Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Einhaltung interner Richtlinien

Kaufmännische Unterstützung & Finance‑Anbindung

• Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie Vorbereitung der Unterlagen für DATEV
• Kostenkontrolle, Abstimmungen und Zuarbeit für Steuerberater*innen
• Kassenführung, Postbearbeitung und strukturiertes Belegmanagement

Fuhrpark, Events & Sonderaufgaben

• Organisation und Verwaltung des Firmenfuhrparks inklusive Versicherungen und Dokumentation
• Unterstützung bei internen und externen Events (Planung, Koordination, Abrechnung)
• Mitwirkung in bereichsübergreifenden Sonderprojekten, z. b. mit HR‑ oder IT‑Bezug
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• erste Berufserfahrung in einer operativen, koordinatorischen oder kaufmännischen Funktion
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise mit gutem Prioritätenmanagement
• Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise Erfahrung mit DATEV und Reisekostenabrechnung
• Hohes Maß an Verlässlichkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägtes digitales Mindset sowie Offenheit für moderne Tools und Prozesse (z. b. KI‑gestützte Workflows)
• Führerschein der Klasse B

Warum wir?

Beratungskultur mit Gestaltungsspielraum: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Ideen‑Kultur geben dir die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten

Zentrale Lage in Düsseldorf: Unser modernes Büro befindet sich in Top‑Lage – inklusive großzügiger Dachterrasse für Austausch, Pausen und frische Gedanken

Leistungsorientiertes Bonusmodell: Engagement und gute Ergebnisse lohnen sich bei uns – transparent, fair und nachvollziehbar

Starker Teamzusammenhalt: Regelmäßige Team‑ und Firmenevents stärken unseren Zusammenhalt und sorgen für gemeinsame Erlebnisse abseits des Beratungsalltags

Modernes Arbeiten: Du wählst dein bevorzugtes Hardware‑Setup (Apple oder Microsoft) – selbstverständlich auch für private Nutzung

Urban Sports Club & EGYM Wellpass: Profitiere von deutschlandweiten Sport‑, Fitness‑ und Wellnessangeboten

Nachhaltige Mobilität: Wir bezuschussen dein Deutschlandticket

Gesundheit im Fokus: Über unsere betriebliche Krankenkasse erhältst du Zugang zu erweiterten Gesundheits‑ und Vorsorgeleistungen

Absicherung für die Zukunft: Wir unterstützen dich bei Bedarf mit einer betrieblicher Altersvorsorge und einer Berufsunfähigkeitsversicherung