Kaufmännischer Sachbearbeiter / Personal Assistant als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ein guter Job kann so viel bewirken. Bei uns sogar zweite Lebenschancen!

Als internationale gemeinnützige Organisation ist es unser Ziel, weltweit so vielen Blutkrebspatient:innen wie möglich eine zweite Chance auf Leben zu geben und Zugang zu Stammzelltransplantationen zu verschaffen. Um noch mehr Patient:innen zu helfen, brauchen wir regelmäßig Verstärkung von engagierten und hochqualifizierten Mitarbeitenden mit Persönlichkeit. In einem weltweiten Netzwerk von rund 1.600 DKMS-Kolleg:innen möchten wir gemeinsam mit Ihnen und über 13 Mio. registrierten Spender:innen weiter an diesem Ziel arbeiten.

Die DKMS Registry gGmbH ist ein internationales Register zur Vermittlung von Blutstammzellprodukten. Die suchrelevanten Daten von potentiellen Stammzellspender:innen werden dabei Registern, Sucheinheiten und Transplantationszentren weltweit in pseudonymisierter Form für die Suche nach einer/einem unverwandten Spender:in zur Verfügung gestellt. Ziel ist es, für Patient:innen, die eine Blutstammzelltransplantation benötigen, den/die am besten passendsten Spender:in zu vermitteln.

Als Personal Assistant mit Veranwortlichkeiten im Office Management und der Öffentlichkeitsarbeit arbeiten Sie nicht nur eng mit dem Geschäftsführer der DKMS Registry zusammen, sondern engagieren sich auch in unserem Team von derzeit 26 Mitarbeiter:innen und sind Ansprechpartner:in für viele Abteilungen der DKMS. Sie haben Einfluss auf die inhaltliche Gestaltung und den Wirkungskreis Ihrer Tätigkeit.

Für die DKMS Tochtergesellschaft DKMS Registry gGmbH in Tübingen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Vollzeit und befristet als Elternzeitvertretung für 2 Jahre , eine Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung.

Ihre Aufgaben:

• Sichtung und Priorisierung der Korrespondenz an die Geschäftsführung, in Absprache eigenständige Bearbeitung der Anfragen
• Moderation sowie Protokollierung von Regelbesprechungen und Workshops
• Koordination sowie Vor- und Nachbereitung der Termine der Geschäftsführung
• Verantwortung für das Reisemanagement des Registry Managements
• Inhaltliche Begleitung abgestimmter Themen des Registry Managements sowie Erstellung von zielgruppengerechten Präsentationen, Analysen und Inhalten
• Selbstständige Betreuung des Office Managements in Zusammenarbeit mit Shared Service Bereichen und Dienstleistern
• Verwaltung von Bestellungen, Rechnungsfreigaben und der Bargeldkasse
• Koordination, Gestaltung und Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit des DKMS Registrys in Zusammenarbeit mit Kolleg:innen des Registers und Corporate Communications (Intranet, Webpage, Social Media etc.)
• Organisation und Gestaltung von Events und Geschäftsbesuchen

Unsere Anforderungen:

• Abgeschlossene Ausbildung oder abgeschlossenes Studium, z. B. im kaufmännischen oder einem vergleichbaren Bereich
• Einschlägige Berufserfahrung als Personal Assistant oder im Bereich Office Management
• Weiterbildungen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und/oder Social Media sind von Vorteil
• Absolute Loyalität, Vertraulichkeit und Verbindlichkeit
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie ein sehr gutes Zeitmanagement
• Engagement und Einsatz mit Motivation für das Team und die Sache
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und eine hohe interkulturelle Kompetenz
• Gute Anwenderkenntnisse in MS Office
• Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse

Was wir bieten:

• Einen sinnhaften Job, der Menschen eine zweite Chance auf Leben ermöglicht
• Eine wertschätzende Firmenkultur und ein kollegiales Betriebsklima
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten (bis zu 125 Tage im Jahr)
• Ein attraktives Vergütungsmodell inkl. Zusatzleistungen wie vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge
• 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
• Sabbatical-Angebot
• Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot
• Kostenloses Angebot an Obst, Wasser, Kaffee und Tee
• Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Onlineplattform voiio, Gesundheitskurse in Kooperation mit einer großen Krankenkasse etc.)
• Mitarbeiterangebote im Rahmen von Corporate Benefits

Die DKMS ist eine gemeinnützige Organisation, die sich aktiv Herausforderungen stellt. Unsere Mitarbeiter:innen sind hoch qualifiziert und motiviert. Wir freuen uns auf Verstärkung durch Sie!