Koordinator der Chefarztbereiche (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Als Stabstelle Chefarztkoordination nehmen Sie eine zentrale Schlüsselrolle in unserer Kinderklinik ein. In familiärer Atmosphäre arbeiten Sie eng mit Chefärzten, Geschäftsleitung, Geschäftsführung sowie allen relevanten Verwaltungs- und Fachabteilungen zusammen. Sie sind verbindendes Element zwischen ärztlichem Dienst und Verwaltung mit einem klaren Blick für Struktur und Prozesse. Ihr Arbeitsalltag ist vielseitig und verantwortungsvoll. Sie steuern gemeinsam mit den Chefärzten die Abteilungsorganisation und entwickeln effiziente Arbeitsprozesse weiter. Gleichzeitig führen und koordinieren Sie die Chefarztsekretariate und stellen einen reibungslosen Informations- und Dokumentenfluss im ärztlichen Bereich sicher. Sie arbeiten in einem kleinen, engagierten Team mit kurzen Entscheidungswegen und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit.

Ein Arbeitstag bei uns

Management der Abteilungsstruktur und den erforderlichen Arbeitsprozessen in Zusammenarbeit mit den Chefärzten, der Verwaltung und weiteren Schnittstellen
Formulierung und Überwachung von Kostenübernahmeanträgen, sowie Entwicklung und Anwendung von Argumentationsstrategie
Leitung und Koordination der Chefarztsekretariate
Führen des Qualitätsmanagements für die ärztlichen Prozesse in den Fachabteilungen
Organisation und Dokumentation von Besprechungen im ärztlichen Bereich
Kommunikationspartner für interne und externe Schnittstellen
Verwaltung Materialwirtschaft im ärztlichen Bereich
Statistikcontrolling / Personalcontrolling
Unterstützung in Projekt- und Medienarbeit
Dienstpläne führen und abrechnen
Koordination und Überwachung aller ärztlichen Briefläufe
Überwachung und Unterstützung des Formular- und Dokumentenmanagements im ärztlichen Dienst

Wir freuen uns auf

idealerweise ein abgeschlossenes Studium im Gesundheitswesen (z.B. Bachelor Gesundheits- oder Pflegemanagement) bzw. eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann (w/m/d) im Gesundheitswesen oder eine vergleichbare Ausbildung mit erster Berufserfahrung
ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Wortgewandheit sowie sehr gute Deutschkenntnisse
sicherer Umgang mit allen MS-Office-Produkten und digitale Affinität
sicheres Tastaturschreiben
Kommunikationsstärke im Umgang mit Mitarbeitenden, Vorgesetzten und externen Partnerinnen und Partnern
absolute Diskretion und Zuverlässigkeit
souveränes, offenes Auftreten sowie schnelle Auffassungsgabe
gern mit Berufserfahrung im Chefarztsekretariat oder Berufserfahrung in einem medizinischen Verwaltungsbereich (Krankenkassen, Medizinische Dienste o.ä.)
Stärken im Bereich konzeptionelles Arbeiten und im Bereich der Erarbeitung von Strukturen und Prozessen
hohe Kompetenzen in der Organisation von Aufgaben und der Erkennung sowie Nutzung vorhandener Ressourcen