Koordinator für Übergabeprozesse & Dokumentationssysteme (m/w/d)

Über die Position

In dieser Rolle übernehmen Sie die Koordination und operative Umsetzung standardisierter Übergabe- und Dokumentationsabläufe innerhalb eines groß angelegten Energieinfrastrukturprojekts. Sie treiben die Harmonisierung von Arbeitsweisen voran, gestalten pragmatische Regelwerke und sichern die Qualität technischer Unterlagen über mehrere Teilprojekte hinweg. Ein zentrales Thema ist die Begleitung der Digitalisierungsstrategie und die prüfende sowie steuernde Einbindung neuer, auch KI-gestützter, Werkzeuge.

Ihre Aufgaben

• Aufbau, Pflege und kontinuierliche Verbesserung einheitlicher Abläufe für Übergaben, Dokumentenstrukturierung und Versionskontrolle.
• Erstellung, Aktualisierung und Abstimmung von Richtlinien, Handlungsanweisungen und dem zentralen Dokumentationshandbuch mit relevanten Stakeholdern.
• Begleitung der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie: Priorisierung von Maßnahmen, Identifikation von Effizienzpotenzialen und Monitoring der Fortschritte.
• Evaluierung, Test und Einführung geeigneter Tools, inklusive KI-basierter Lösungen zur Automatisierung repetitiver Arbeitsschritte, zur semantischen Indexierung und zur Qualitätssicherung von Dokumenten.
• Unterstützung der Projektleitungen bei der Definition projektübergreifender Standards, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten sowie Moderation von Abstimmungsworkshops.
• Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen, Reporting an die Teamleitung und Mitwirkung bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Nachhaltigkeit und Compliance.

Ihr Profil

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder Hochschulabschluss, idealerweise mit einer technischen oder betriebswirtschaftlichen Ausrichtung.
• Erfahrung in der Einführung oder Weiterentwicklung von Prozessen, Qualitätsstandards oder Dokumentationssystemen; Erfahrungen in Projektumgebungen sind von Vorteil.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständiges Arbeiten und eine pragmatische Hands-on‑Mentalität zur Umsetzung von Veränderungen.
• Systematisches Denkvermögen, hohe Lernbereitschaft sowie eine strukturierte, prozessorientierte Vorgehensweise mit Blick für Details und Schnittstellen.
• Hohe IT-Affinität; sicherer Umgang mit Office- und Kollaborationstools sowie Interesse an innovativen Technologien und KI-Anwendungen.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Wir bieten

• Umfassende Gesundheits- und Absicherungsleistungen, darunter gesundheitsfördernde Maßnahmen, optionale Zusatzversicherungen, Maßnahmen zur Einkommensabsicherung sowie betriebliche Alters- und Pflegevorsorge.
• Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten: strukturierte Einarbeitung, regelmäßige Entwicklungsgespräche, Weiterbildungsangebote und persönliche Karriereplanung innerhalb des Projektumfelds.
• Flexible Arbeitsmodelle: moderne technische Ausstattung, bis zu 30 Tage Urlaub, attraktive Vergütungsmodelle mit Bonusregelungen, projektabhängig mobiles Arbeiten und bei Bedarf ein Dienstwagen-Angebot.
• Kollegiale Unternehmenskultur mit Mitgestaltungsoptionen, Mitarbeiterevents, Corporate Benefits und Angeboten wie JobRad, Elektronikleasing sowie einem Deutschlandticket.

Rechtlicher Hinweis: Wir stellen sicher, dass alle arbeits- und sozialrechtlichen Anforderungen eingehalten werden, einschließlich des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG). Bewerbungen von Menschen jeglichen Hintergrunds sind ausdrücklich willkommen. Wenn Sie Prozessstrukturen aktiv mitgestalten und moderne Dokumentationsansätze in einem dynamischen Infrastrukturprojekt etablieren möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen.