Koordinator Onboarding Immobilienverwaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Damit Verwaltung von Anfang an rundläuft – Werde Teil unseres Onboarding-Teams! Wenn neue Immobilienbestände zu Wentzel Dr. kommen oder Verwaltungsmandate enden, beginnt im Hintergrund die eigentliche Vorbereitung. Denn, bevor Verwaltung und Vermietung starten können, braucht es Menschen, die den Überblick behalten, Strukturen schaffen und dafür sorgen, dass alles sauber vorbereitet ist. Genau hier kommt unser Onboarding-Team ins Spiel!

In dieser Rolle begleitest du Verwaltungszugänge und -abgänge und sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen und Prozesse dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Du arbeitest an der Schnittstelle zwischen Eigentümern, Kollegen und Systemen – strukturiert, lösungsorientiert und mit einem Blick fürs Detail. Kurz gesagt: Du schaffst die Grundlage dafür, dass unsere Teams direkt loslegen können und Immobilienverwaltung von Anfang an rundläuft.

Deine Aufgaben

• Verwaltungsstarts möglich machen: Du koordinierst Verwaltungszugänge und sorgst dafür, dass neue Bestände sauber bei uns ankommen – von den ersten Abstimmungen mit Eigentümern oder Vorverwaltungen bis zur vollständigen Unterlagenübernahme
• Objekte startklar machen: Du legst neue Objekte in unseren Systemen an, prüfst Daten und iX-Haus-Eingaben auf Vollständigkeit und sorgst dafür, dass unsere Kollegen direkt loslegen können
• Ordnung statt Unterlagenchaos: Du koordinierst Unterlagenübergaben bei Verwaltungszu- und -abgängen, digitalisierst Dokumente und sorgst für eine strukturierte Ablage
• Kommunikation & Schnittstellen: Du versendest Informationsschreiben an Mieter, koordinierst wichtige Abstimmungen rund um neue Verwaltungsbestände und hältst Verwaltung, Vermietung, Versicherung & Co. auf dem Laufenden
• Kautionen, Besonderheiten & Mitdenken: Du begleitest Kautionsübertragungen, behältst objektspezifische Besonderheiten im Blick und sorgst dafür, dass wichtige Informationen sauber im System landen
• Von Anfang bis Ende organisiert: Auch bei Verwaltungsabgängen stellst du sicher, dass Bestände strukturiert und vollständig an neue Verwaltungen übergeben werden

Dein Profil

• Fundierte Basis: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – idealerweise im Immobilienbereich – oder bereits Erfahrung in der Immobilienverwaltung gesammelt
• Excel statt Excel-Angst: Tabellen, Listen und Daten schrecken dich nicht ab – im Gegenteil: Du arbeitest sicher mit Excel und behältst auch bei größeren Datenmengen den Überblick
• Zahlenverständnis mit Weitblick: Du hast ein gutes Gespür für Zahlen, erkennst Zusammenhänge und arbeitest sorgfältig, wenn es um Daten, Kautionen oder Objektinformationen geht
• Struktur statt Chaos: Du arbeitest organisiert, denkst mit und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen parallel laufen
• Kommunikation & Teamgeist: Du arbeitest gern mit verschiedenen Ansprechpartnern zusammen und sorgst dafür, dass Informationen zuverlässig dort ankommen, wo sie gebraucht werden
• Mitdenken ausdrücklich erwünscht: Du hinterfragst Prozesse, bringst dich aktiv ein und findest pragmatische Lösungen, wenn mal nicht alles nach Plan läuft