Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d)

Job Overview

Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d, Nr. 259-26)
Entgeltgruppe E9b TV‑L
Brutto 46132EUR – 63907EUR

Universität Duisburg‑Essen (UDE), Campus Essen, Research Center One Health Ruhr. Position in den Fachbereichen Chemie und Biologie, im Zuge der Forschungsgruppen Environmental Metagenomics und Cell Biology and Human Disease.

Responsibilities

• Schlüsselposition als rechte Hand der Professoren, Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und externen Partnern.
• Unterstützung bei der Verwaltung vielfältiger Drittmittel und der administrativen Assistenz der Teams.
• Mitwirkungen beim Aufbau des Sequencing Centers sowie bei der Etablierung und Weiterentwicklung der Prozesse für Auftragsabwicklung.
• Eigenständige Steuerung von Projektbudgets: Ist‑Soll‑Vergleiche, Liquiditätsplanungen, Lösungsvorschläge bei Abweichungen.
• Erstellung und finalisierungsreife Verwendungsnachweise für nationale und internationale Mittelgeber (z.B. DFG, BMFTR, EU) und Korrespondenz mit Zuwendungsgebern.
• Prüfung von Projektausgaben hinsichtlich Förderrichtlinien und Haushaltsrecht.
• Kalkulation von Personalkosten unter Berücksichtigung von TV‑L‑Tarifsteigerungen und Sicherstellung der Stellenfinanzierung.
• Koordination zentraler Beschaffungsvorgänge, Pflegen von Projektdaten in SAP (oder vergleichbare ERP‑Systeme) und Überwachung der Projektfortschritte.
• Organisatorische Umsetzung wissenschaftlicher Veranstaltungen, insbesondere englischsprachig, inklusive Einladungsmanagement und Öffentlichkeitsarbeit.
• Allgemeines Büroalltag: Termin‑ und Raumplanung, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Webseitenpflege.
• Koordination der Forschungsgruppen, Vorbereitung von Gremiensitzungen, Hochschullehre, Konferenzen und Reisen.
• Optimierung administrative Prozesse, insbesondere mit digitaler Perspektive.
• Personalmaßnahmen unterstützen: Unterlagenprüfung, Vertragsaushändigung, Pflege von Personallisten, Ansprechpartner für internationale Talente.

Qualifications

• Bachelor‑Abschluss (z.B. Hochschulmanagement, Wirtschaftswissenschaften, Biologie) oder abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit vergleichbarer Berufserfahrung.
• Kenntnisse und Erfahrung in der Hochschulverwaltung (erwartet) und im Finanz‑ und Projektmanagement an Hochschulen (gewünscht).
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (erforderlich).
• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit MSOffice-Anwendungen und SAP (erforderlich).
• Ausgeprägte Kommunikations‑ und Organisationskompetenz; selbstständige, strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise.
• Hohe Belastbarkeit, souveräner Auftritt und Flexibilität (erforderlich).
• Kenntnisse der Finanzbuchhaltung (gewünscht).

Benefits

• Sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis, abwechslungsreiches und vielseitiges Aufgabengebiet.
• Hohe Gestaltungspotenziale, internationale Kontakte.
• Respektvolles, wertschätzendes und vertrauensvolles Arbeitsumfeld.
• Gleitende Arbeitszeit und Möglichkeit von Home‑Office.
• Familienfreundlichkeit: Betreuungsangebote für Kinder, Beratung bei Pflegeaufgaben.
• Breites Fort‑ und Weiterbildungsangebot sowie individuelle Einarbeitung.
• Sehr gute ÖPNV‑Anbindung und kostenfreie Parkplätze.
• Attraktive Sport‑ und Gesundheitsangebote (Hochschulsport).

Employment Terms

Besetzungszeitpunkt: schnellstmöglich
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: 100% einer Vollzeitstelle (Teilzeit möglich)

Equal Opportunity Statement

Die Universität Duisburg‑Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern (siehe Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i.S. des §2 Abs.3 SGBIX sind erwünscht.