Leitungsassistenz (m/w/d) in der Abteilung IV 2 \"Bevölkerungsschutz und Ordnungsrecht\"

Interne Stellenausschreibung

Nur für Landesbedienstete und Menschen mit Behinderung und ihnen Gleichgestellte

Leitungsassistenz (m/w/d)

Im Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport des Landes Schleswig-Holstein ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Leitungsassistenz (m/w/d) in der Abteilung IV 2 „Bevölkerungsschutz und Ordnungsrecht“ auf Dauer in Vollzeit zu besetzen.

Über uns

Im Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport arbeiten mehr als 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den verschiedensten Aufgabenbereichen, die auf sieben Abteilungen aufgeteilt sind. Neben der allgemeinen Abteilung 1, die sich mit Fragen der inneren Organisation, der Personalverwaltung und rechtlichen Grundsatzfragen befasst, gibt es weitere sechs Fachabteilungen: die Abteilung für Bevölkerungsschutz und Ordnungsrecht (Abteilung 2), die Kommunalabteilung (Abteilung 3), die Polizeiabteilung (Abteilung4), die Abteilung 5 Bauen und Wohnen, die Abteilung 6 für die Landesplanung sowie die Abteilung 7, die für den Verfassungsschutz zuständig ist.

Die Abteilung IV 2 „Bevölkerungsschutz und Ordnungsrecht“ wurde zum 1. Dezember 2023 neu gegründet und gestaltet die Rahmenbedingungen für den Schutz der Bevölkerung in Schleswig-Holstein. Zu ihren Aufgaben gehören insbesondere die Bereiche Katastrophenschutz, Krisenmanagement, Zivile Verteidigung, Feuerwehrwesen, Leitstellen sowie das Ordnungsrecht.

Ihre Aufgaben

• das Termin-, Besucher- und Fristenmanagement für die Abteilungsleitung
• die Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen sowie die Korrespondenz für die Abteilungsleitung,
• Innerorganisatorische Angelegenheiten für die Abteilung
• die Unterstützung beim Termin- und Besuchermanagement für das abteilungszugehörige Projekt „Taskforce Zivile Verteidigung“,
• die Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Schulungen der Stabsmitglieder, Ausbildungsunterstützung der Landesfeuerwehrschule im Rahmen der Stabsausbildung sowie
• die Unterstützung bei der landesweiten Koordinierung der Umsetzung Medizinischer Task Forces (MTF-Geschäftsstelle).

Voraussetzungen für die ausgeschriebene Stelle sind:

• die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt der Fachrichtung Allgemeine Dienste oder
• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder
• der erfolgreiche Abschluss des Qualifizierungslehrganges I bzw. des Angestelltenlehrganges I oder
• eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännisch-administrativen Bereich.

Darüber hinaus ergeben sich für die Besetzung der Stelle folgende Anforderungen:

• Sie kommunizieren zielgerichtet und adressatengerecht.
• Sie fördern die Zusammenarbeit im Team und nehmen Bedürfnisse anderer wahr.
• Die Übernahme von Verantwortung ist für Sie selbstverständlich. Ihre Entscheidungen treffen Sie weitsichtig.
• selbständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise u. a. im Bereich Zeitmanagement und Organisation
• Belastbarkeit, Flexibilität und Bereitschaft zur Kompensation vorübergehender Arbeitsspitzen
• Verhandlungs- und Gesprächsführungskompetenz
• gründliche und umfassende IT-Kenntnisse im Bereich der gängigen Anwendungen sowie im Bereich der E-Akte (VIS)
• Zuverlässigkeit sowie ein souveränes, freundliches und verbindliches Auftreten
• Organisationsgeschick
• Recherchefähigkeit
• Fähigkeit zur Texterstellung und Textgestaltung
• eine ausgeprägte Auffassungsgabe und Dienstleistungsmentalität

Zudem wäre wünschenswert:

• mehrjährige Berufserfahrung in der Landesverwaltung Schleswig-Holstein
• Erfahrungen in der Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Kenntnisse der Verwaltungsabläufe des Landes Schleswig-Holstein oder einer öffentlichen Verwaltung

Geeignete Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d) müssen bereit sein, sich einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (Ü 2) zu unterziehen.

Wir bieten Ihnen

Bei Vorliegen der beamtenrechtlichen und stellenmäßigen Voraussetzungen kann eine Besoldung bis zur Besoldungsgruppe A 8 erreicht werden. Bei einer Tätigkeit im Beschäftigtenverhältnis ist bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 TV-L möglich.

Darüber hinaus bieten wir:

• ein vielfältiges und gemeinwohlorientiertes Aufgabenspektrum
• ein kollegiales Arbeitsklima
• ein vielseitiges Angebot in- und externer Fortbildungen
• individuelle Personalentwicklung
• ergänzende Altersvorsorge für Tarifbeschäftigte (VBL)
• eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch die Möglichkeit mobil und flexibel zu arbeiten
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• ein vielseitiges betriebliches Gesundheitsmanagement
• eine gute Anbindung an den ÖPNV
• ein Firmenfitnessangebot (Hansefit)

Wir freuen uns auf Sie!

Diese Ausschreibung richtet sich nur an Beschäftigte des Landes Schleswig-Holstein.

Die Landesregierung setzt sich für die Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ein und prüft, ob freie Arbeitsplätze mit schwerbehinderten Menschen, insbesondere mit bei der Agentur für Arbeit arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen, besetzt werden können. Personen mit einer Schwerbehinderung und ihnen Gleichgestellte werden bei gleichwertiger Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Wir möchten die Vielfalt der Biographien und Kompetenzen in der Landesverwaltung fördern. Deshalb begrüßen wir Bewerbungen, unabhängig von Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter sowie sexueller Identität.

Ausdrücklich begrüßen wir es, wenn sich Menschen mit Migrationshintergrund bei uns bewerben, gleiches gilt für Menschen mit Kenntnissen in niederdeutscher, friesischer oder dänischer Sprache.

Wir streben in allen Beschäftigtengruppen eine chancengleiche Beteiligung von Frauen an. Daher werden Frauen im Falle einer Unterrepräsentation bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die Förderung der Teilzeitbeschäftigung liegen im besonderen Interesse der Landesregierung. Deshalb werden an Teilzeit interessierte Bewerberinnen und Bewerber besonders angesprochen.

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird für den Arbeitsplatz geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere hinsichtlich der Anforderungen des Arbeitsplatzes und der gewünschten Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.