Mitarbeiter für die Office-Organisation (m/w/d)

Sie sind kommunikativ, organisiert und der erste freundliche Ansprechpartner für Kunden und Besucher? Dann haben wir die passende Position für Sie!

Für unseren Kunden in Osnabrück suchen wir ab sofort einen engagierten Mitarbeiter für die Office-Organisation (m/w/d) in direkter Festanstellung am Unternehmen.

Bringen Sie Ihre Stärken ein, gestalten Sie den Büroalltag aktiv mit und werden Sie Teil eines motivierten Teams.

Vorteile

• Dauerhafte Anstellung bei einem stabilen Arbeitgeber aus dem öffentlichen Umfeld mit tarifgebundener Ausrichtung
• Kollegiales Miteinander in einem motivierten Team, das eine entspannte Kommunikation mit professionellem Anspruch verbindet
• Vielfältige Aufgaben mit kurzen Abstimmungswegen und eigenverantwortlichem Gestaltungsspielraum
• Modern ausgestattete Arbeitsplätze in zentraler Lage mit guter Erreichbarkeit
• Strukturierter Einstieg durch ein umfassendes Onboarding sowie Möglichkeiten zur fachlichen Weiterentwicklung – ergänzt durch familienfreundliche Rahmenbedingungen und einem hundefreundlichen Büro
• Und viele weitere Benefits!

Ihre Aufgaben

• Anlaufstelle für interne und externe Personen sowie verantwortliche Koordination zentraler Abläufe wie Telefonmanagement, Gästeempfang, Postverteilung und Betreuung von Besprechungsbereichen
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags inklusive Materialverwaltung, Organisation der Arbeitsumgebung und administrativer Betreuung des Fuhrparks
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Trainings und Veranstaltungen sowie eigenständige Organisation von Reisen und Übernachtungen
• Übernahme von Recherche‑, Strukturierungs‑ und Aufbereitungsaufgaben zur Unterstützung verschiedener Teams, inklusive Erstellung von Unterlagen und Präsentationen
• Mitarbeit an bereichsübergreifenden organisatorischen Aufgaben, z. B. im Projektumfeld, internen Services oder in Themen rund um betriebliche Abläufe und Mitarbeitendenangebote

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbar) und idealerweise Erfahrung in Assistenz, Sekretariat oder Administration
• Stark ausgeprägte Serviceorientierung, eigenständige Herangehensweise und hohes Maß an Struktur sowie Überblick in stressigen Momenten
• Sicheres und offenes Kommunikationsvermögen, sowohl schriftlich als auch im persönlichen Austausch
• Routine im Umgang mit gängigen Office‑Anwendungen und digitalen Kollaborationstools
• Vorteilhaft sind Erfahrungen aus unterstützenden Tätigkeiten im Projektumfeld
• Freude an einem Umfeld, das Professionalität mit einem lebendigen Teamgeist verbindet