Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Stellendetails zu: Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Mitarbeiter (m/w/d) für das Sekretariat der Amtsleitung

Arbeitgeber: Stadtverwaltung Bad Kreuznach

• Beginn ab
• Homeoffice möglich

Arbeitsort

Anstellungsart

Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

unbefristet

Berufsbezeichnung

• Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung
• Kaufmann/-frau - Büromanagement

Stellenbeschreibung

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unser Amt für Kinder und Jugend

eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter (m/w/d)
für das Sekretariat der Amtsleitung

Die Stelle ist in Teilzeit mit einem Stundenumfang von 19,5 Stunden zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Sekretariatstätigkeiten für die Amtsleitung
• Administrative Büroarbeiten für das gesamte Amt für Kinder und Jugend
• Führung des Sekretariatstelefons
• Vertrauliche Behandlung von Personal- und Sozialangelegenheiten
• Ablage- und Aktenführung sowie Archivierung
• Terminvereinbarungen mit externen und internen Kooperationspartnern, Mitarbeitenden sowie Bürgerinnen und Bürgern
• Zuarbeit für die Amtsleitung, z. B. Verfassen von Rundmails, Erstellen von Zusammenfassungen und Recherchen
• Entgegennahme sensibler Meldungen zu möglichen Kindeswohlgefährdungen, Ersteinschätzung der Dringlichkeit sowie dokumentationssichere Weiterleitung an die zuständige Sachbearbeitung
• Zentraler Telefondienst, Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Telefonate sowie Dokumentation
• Zentrale Bearbeitung des Postein- und -ausganges für alle Abteilungen des Amtes für Kinder und Jugend
• Zuordnung und Bearbeitung digitaler Posteingänge
• Funktion als zentrale Anlaufstelle für alle Beschäftigten des Amtes in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Bearbeitung allgemeiner Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung und Vertretung der persönlichen Assistenz des Beigeordneten (Dezernat III)
• Eine Ergänzung der Aufgaben behalten wir uns vor

Anforderungsprofil:

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Angestelltenlehrgang I oder vergleichbare kaufmännisch-verwaltende Berufe im Bürobereich
• Fundierte Kenntnisse in allgemeinen Verwaltungsabläufen, insbesondere im kommunalen Bereich
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) sowie Beherrschung des E-Mail- und Kalendermanagements für Führungskräfte
• Anwenderkenntnisse in den fachbezogenen Programmen, insbesondere More!rubin und PROSOZ, oder die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (fehlerfreie Rechtschreibung, stilsichere Formulierungen, Protokollerstellung)
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern, Kooperationspartnern und Mitarbeitenden
• Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern in konfliktbehafteten Situationen
• Hohe Fähigkeit zur Empathie, insbesondere im Kontext von Kinder- und Jugendhilfe
• Fähigkeit zur selbstständigen Priorisierung und Koordination einer Vielzahl parallellaufender Aufgaben sowie Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen

Wir bieten Ihnen:

• Ein abwechslungsreicher Arbeitsplatz
• Eigenverantwortliches Arbeiten
• Möglichkeit zur Inanspruchnahme von Telearbeit und flexible Arbeitszeiten im Gleitzeitrahmen
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Standortsicherheit im Stadtgebiet Bad Kreuznach
• Eine große Bandbreite an fachlichen und persönlichen Fort- und Weiterbildungen
• Betriebliche Altersvorsorge (ZVK) für Beschäftigte
• Möglichkeit der Nutzung des vergünstigten Deutschlandtickets
• Verlässliche Regelungen für den öffentlichen Dienst
• Mitarbeiterangebote mit Sonderkonditionen namhafter Hersteller und Marken
• Angebote im Bereich des Gesundheitsmanagements

Auf das Arbeitsverhältnis finden die Regelungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD) Anwendung. Die Eingruppierung erfolgt abhängig von der Berufsausbildung maximal nach Entgeltgruppe 6 TVöD. Wir weisen darauf hin, dass nur ein Beschäftigungsverhältnis nach den Bestimmungen des TVöD abgeschlossen werden kann.

Schwerbehinderte Bewerber/innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt eingestellt (Nachweis über die Schwerbehinderung erforderlich).