Mitarbeiter (m/w/d) kaufmännischer Innendienst – Gebäudemanagement

Stellenbeschreibung:

Als bundesweit tätiger Spezialist in den Bereichen Gebäudemanagement, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste und Verpflegung zählt die Dürener gepe Gebäudedienste PETERHOFF GmbH zu den führenden Unternehmen der Branche. Mehr als 6.000 Mitarbeitende sind täglich in allen Bundesländern im Einsatz, um unsere Kunden zuverlässig und kompetent zu betreuen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in Düren einen engagierten:

Mitarbeiter (m/w/d) kaufmännischer Innendienst – Gebäudemanagement

Ihre Perspektive bei uns:

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet
Flache Hierarchien und ein kollegiales Arbeitsumfeld
Strukturierte und fundierte Einarbeitung
Individuelle Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Leistungsgerechte Vergütung
Unbefristeter Arbeitsvertrag
Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und weitere Benefits wie z.B. ein Beitrag zum örtlichen Fitnessstudio

Ihre Aufgaben:

Kaufmännische Projekt- und Auftragsabwicklung im technischen Facility Management
Telefonische und schriftliche Betreuung unserer Kunden und Auftraggeber
Planung, Koordination und Überwachung von Wartungs-, Prüfungs-, Reparatur- und Instandhaltungsleistungen
Erstellung und Pflege von Wartungsplänen sowie Überwachung von Wartungsintervallen, Terminen und gesetzlichen Prüffristen in Abstimmung mit dem Außendienst
Beauftragung, Koordination und Steuerung von Fremdfirmen, Nachunternehmern und technischen Fachbetrieben in enger Abstimmung mit dem Außendienst
Einholung und Prüfung von Angeboten externer Dienstleister
Terminabstimmung mit Kunden, Objektverantwortlichen, Technikern und Fremdfirmen
Nachverfolgung offener Wartungs-, Reparatur- und Mängelbeseitigungsaufträge
Qualitäts-, Leistungs- und Dokumentationskontrolle der erbrachten FM-Leistungen
Prüfung und Nachverfolgung von Leistungsnachweisen, Wartungsprotokollen, Prüfberichten und technischen Dokumentationen
Pflege und Überwachung des CAFM-Systems, insbesondere von Terminen, Fristen, Aufträgen und Dokumenten
Vorbereitung der monatlichen Abrechnung von Regel-, Wartungs- und Sonderleistungen
Prüfung von Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Abgleich mit Aufträgen, Angeboten und Leistungsnachweisen
Unterstützung im Forderungsmanagement und Pflege offener Posten
Arbeitsvorbereitung und Einsatzplanung in Abstimmung mit dem operativen Bereich
Erstellung und Auswertung von Berichten, Übersichten und Kennzahlen
Erstellung, Kalkulation und Nachverfolgung von Angeboten
Unterstützung bei der Vertrags- und Leistungsverzeichnisprüfung
Mitwirkung bei der Optimierung interner Abläufe und kaufmännischer Prozesse im Facility Management

Was Sie mitbringen:

Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau oder Immobilienkaufmann/-frau
Technisches Verständnis und Interesse an gebäudetechnischen Zusammenhängen
Idealerweise Berufserfahrung im Facility Management, Gebäudemanagement, Handwerk oder in der technischen Dienstleistung
Erfahrung in der kaufmännischen Auftrags- oder Projektabwicklung
Eine strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und konzeptionelle Fähigkeiten
Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen
Kunden- und lösungsorientiertes Handeln
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
Idealerweise Erfahrung mit einem CAFM-, ERP- oder Auftragsmanagementsystem
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Vorgängen Termine, Fristen und Prioritäten im Blick zu behalten