Mitarbeiter*in für internationale Programme, Veranstaltungen und Delegationen im International [...]

Mitarbeiter*in für internationale Programme, Veranstaltungen und Delegationen im International Office - Stuttgart

Universität Stuttgart – Raum Stuttgart

Das Dezernat Internationales der Universität Stuttgart sucht eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter für internationale Programme, Events und Delegationen (w/m/d). Die Stelle ist vorerst befristet bis und wird nach 100% (E9b TV-L) vergütet. Eine Verlängerung wird angestrebt.

Die Position ist in der Abteilung „Internationale Mobilität und Kooperationen“ im Dezernat Internationales angesiedelt. Die Universität Stuttgart ist mit mehr als 21.000 Studierenden, rund 5.500 Beschäftigten und einem sehr hohen Drittmittelaufkommen eine führende technisch orientierte Universität in einer der bedeutendsten High‑Tech‑ und Industrieregionen Europas.

Sie arbeiten eng mit den Kolleginnen und Kollegen zusammen, die die Kooperationen mit internationalen Partneruniversitäten und die Konzeption der Kurzzeitprogramme für internationale Studierende verantworten.

Veranstaltungsorganisation und Delegationsplanung

• Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen im internationalen Kontext, z. B. Begrüßungsveranstaltungen, Netzwerktreffen, Empfänge
• Koordination und organisatorische Vorbereitung von Delegationsbesuchen aus dem In- und Ausland in enger Abstimmung mit der Dezernats- und Hochschulleitung sowie den Instituten
• Gestaltung und Umsetzung von Begleitprogrammen, einschließlich Erstellung von Informationsmaterialien
• Kommunikation und Korrespondenz mit internationalen Gästen auf Englisch
• Organisation der Unterbringung der Gäste
• Öffentlichkeitsarbeit, z. B. Pressemitteilungen
• Budgetplanung und -überwachung

Kurzzeitprogramme für internationale Studierende

• Betreuung und Erst‑Ansprechperson für teilnehmende Gastfamilien sowie die Akquise neuer Plätze
• Matching von internationalen Studierenden mit passenden Gastfamilien
• Planung und Durchführung von Informationsveranstaltungen für Studierende und Gastfamilien
• Organisation von Instituts- und Firmenbesuchen und Exkursionen innerhalb Baden‑Württembergs
• Pflege einer Datenbank
• Allgemeine Unterstützung bei der Koordination der Kurzzeitprogramme

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem kaufmännischen Beruf, Verwaltungsberuf oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig)
• Sehr gute schriftliche und mündliche Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrungen im Bereich der Hochschulverwaltung, im Veranstaltungsmanagement und in einem International Office sind von Vorteil
• Bereitschaft, gelegentlich außerhalb der regulären Arbeitszeiten tätig zu sein
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Selbstständiges, strukturiertes und termingerechtes Arbeiten
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres Auftreten, schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Belastbarkeit sowie ein hohes Maß an Teamfähigkeit und interkultureller Kompetenz

Benefits

• Ein interessantes, vielseitiges Aufgabengebiet mit viel Eigenverantwortung
• Ein sehr gutes Arbeitsklima in einem motivierten und kollegialen Team
• Vergütung nach E9b TV‑L mit Jahressonderzahlung und den üblichen Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes, bezuschusstes Essen in den Mensen und Corporate Benefits
• Wochenarbeitszeit bei 100 %: 39,5 Stunden bei flexiblen, familienfreundlichen Arbeitszeitmodellen, 30 Tage Urlaub pro Jahr und Möglichkeit zum ortsunabhängigen Arbeiten
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Services in den Bereichen betriebliches Gesundheitsmanagement und „Uni & Familie“
• Einen Zuschuss für den öffentlichen Nahverkehr (Job Ticket BW)
• Fahrradleasing über „JobBike BW“
• Gute Erreichbarkeit über ÖPNV, eine Station zum Ausleihen von Fahrrädern auf dem Campus

Deine Benefits

• Flexible Arbeitszeiten
• Verkehrsmittelzuschuss
• Weiterbildung
• Gesundheitsangebote
• Homeoffice / Remote
• Betriebliche Altersvorsorge
• Laptop
• JobBike BW

Equal Opportunity Statement

Die Universität Stuttgart steht für Chancengleichheit und gelebte Vielfalt. Wir freuen uns besonders über die Bewerbungen von Frauen und berücksichtigen Menschen mit Schwerbehinderung bei gleicher Eignung bevorzugt. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Die Einstellung erfolgt durch die Zentrale Verwaltung.